3.5.2. Проведение инвентаризации горюче-смазочных материалов

Основополагающим документом для проведения инвентаризации горюче-смазочных материалов является Закон о бухгалтерском учете.
Статья 12 названного закона предусматривает проведение инвентаризации имущества в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации. В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие имущества, его состояние и оценка.
Инвентаризация проводится на основании приказа руководителя предприятия, в котором определяются сроки и порядок проведения данного мероприятия.
Кроме того, в ст. 12 прямо названы случаи, при наступлении которых проведение инвентаризации обязательно (независимо от принятого на предприятии графика проведения инвентаризации отдельных видов активов). В частности, проведение инвентаризации обязательно:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием горюче-смазочных материалов и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
- излишек имущества приходуется и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;
- недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.
Приказом Минфина РФ N 49 утверждены Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Обращаем внимание, что данный документ был принят достаточно давно, в связи с чем утратили актуальность некоторые ссылки в нем на отдельные законодательные и нормативные акты. Кроме того, утратили силу формы первичные учетных документов, приведенные в Методических указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств в связи с принятием постановления Госкомстата РФ N 88.
Остановимся подробнее на основных моментах методики проведения инвентаризации материально-производственных запасов, в том числе горюче-смазочных материалов.
В первую очередь отметим, что инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения.
Кроме того, инвентаризации подлежат материально-производственные запасы, не принадлежащие предприятию, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении и учтенные на забалансовых счетах), а также горюче-смазочные материалы, не учтенные по каким-либо причинам.
Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально-ответственному лицу.
Для проведения инвентаризации приказом руководителя предприятия создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия с указанием персонального состава комиссии.
Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22) является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ (постановление, распоряжение) подписывается руководителем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии.
Приказ регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-23). Документы по учету результатов проверок составляются с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц.
В состав инвентаризационной комиссии включаются, как правило, представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты, в частности, при инвентаризации горюче-смазочных материалов целесообразно включение в состав комиссии инженера (главного инженера предприятия). Кроме того, в состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.
Обращаем внимание читателей: отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
До начала проверки фактического наличия горюче-смазочных материалов инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении топлива и смазочных материалов.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "______________" (дата)".
Такая отметка служит для бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на горюче-смазочные материалы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества. Форма расписки включена в заголовочную часть унифицированной формы первичного бухгалтерского учета (форма N ИНВ-3).
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3) применяется для отражения данных фактического наличия горюче-смазочных материалов в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета (для горючего на складе - по данным приборов учета, для топливных талонов - прямого пересчета) горюче-смазочных материалов отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности.
Один экземпляр инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй экземпляр остается у материально ответственного лица.
При выявлении горюче-смазочных материалов, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись.
На каждой странице инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (килограммах или литрах) указано количество горюче-смазочных материалов.
Исправление ошибок производится во всех экземплярах инвентаризационной описи путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.
На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
На горюче-смазочные материалы, находящиеся на ответственном хранении, составляются отдельные описи.
Расхождения между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей (недостача, излишек) отражаются в сличительной ведомости (форма N ИНВ-19).
Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, а второй экземпляр передается материально ответственному лицу.
На горюче-смазочные материалы, не принадлежащие предприятию, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении) составляются отдельные сличительные ведомости.
По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Контрольные проверки проводятся с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом (форма N ИНВ-24), регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (форма N ИНВ-25).
В процессе хранения горюче-смазочных материалов на складе предприятия возникает естественная убыль, которая должна быть учтена при складском и бухгалтерском учете топлива на складе. Нормы естественной убыли не применяются к горюче-смазочным материалам в фабричной таре (упаковке).
Естественной убылью считается допустимая величина безвозвратных потерь горюче-смазочных материалов вследствие физических процессов, в первую очередь - испарения.
Выявление и списание естественной убыли осуществляется на основании данных проведенной на предприятии инвентаризации. Списание горюче-смазочных материалов в пределах норм естественной убыли до установления факта недостачи запрещается.
Нормы естественной убыли применяются в размерах и порядке, установленном постановлением Правительства РФ от 12 ноября 2002 г. N 814 "О порядке утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей".
Названным выше постановлением Правительства РФ разработка и утверждение норм естественной убыли в части нефтепродуктов возложены на Министерство энергетики РФ (п. 2 постановления).
Нормы естественной убыли утверждены приказом Министерства энергетики РФ от 13 августа 2009 г. N 364 "Об утверждении норм естественной убыли нефтепродуктов при хранении" (далее - приказ Минэнерго РФ N 364).
В контексте применения норм естественной убыли к первой группе нефтепродуктов (из шести групп, установленных приложением 1) относятся следующие горюче-смазочные материалы:
- бензины автомобильные всех марок;
- прямогонные бензины;
- газовый конденсат стабильный;
- бензин газовый стабильный (из газового конденсата).
Нормы естественной убыли зависят не только от вида горюче-смазочных материалов, но от климатических условий. В этой связи в приказе Минэнерго РФ N 364 вся территория Российской Федерации разделена на три климатические группы.
Первая группа соответствует холодному макроклиматическому району (например, республика Саха (Якутия), Чукотский автономный округ).
Вторая группа соответствует холодному умеренному макроклиматическому району (например, Республика Алтай, Архангельская область, регионы Поволжья и т.д.).
Третья группа теплому умеренному макроклиматическому району (например, республики северного Кавказа, Ставропольский и Краснодарский края, Астраханская область).
Рассмотрим теперь на примере порядок проведения инвентаризации и документального оформления ее результатов.

Пример
На предприятии ООО "Транспортник" проводится плановая инвентаризация горюче-смазочных материалов по состоянию на 15 марта 2010 г.
Первым шагом в проведении данной инвентаризации будет являться издание приказа руководителя предприятия по унифицированной форме N ИНВ-22. Содержание этого документа будет примерно таким:
Приказ (Унифицированная форма N ИНВ-22) (рис. 7)

Унифицированная форма N ИНВ-22
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 18.08.1998 г. N 88

                                                                +-------+
                                                                ¦  Код  ¦
                                                                +-------¦
                                                   Форма по ОКУД¦0317018¦
                      ООО "Транспортник"                        +-------¦
-------------------------------------------------------- по ОКПО¦       ¦
                          организация                           +-------¦
________________________________________________________________¦       ¦
                     структурное подразделение                  +-------+
                              +--------------------------------+
                              ¦Номер документа¦Дата составления¦
                              +---------------+----------------¦
                              ¦     45        ¦   14.03.2010   ¦
                              +--------------------------------+

Приказ
(постановление, распоряжение)
о проведении инвентаризации

     Для проведения инвентаризации   Горюче-смазочных материалов
                                   --------------------------------------
_________________________________________________________________________
назначается рабочая инвентаризационная комиссия в составе:

Председатель комиссии   гл. инженер           Васин Андрей Васильевич
                      ------------------  -------------------------------
                          должность           фамилия, имя, отчество

Члены комиссии:        гл. бухгалтер          Розанов Илья Сергеевич
                      ------------------  -------------------------------
                          должность           фамилия, имя, отчество

                         бухгалтер         Симонова Ольга Владимировна
                      ------------------  -------------------------------
                          должность           фамилия, имя, отчество

                         экономист           Павлова Вера Александровна
                      ------------------  -------------------------------
                          должность           фамилия, имя, отчество

Инвентаризации подлежит          Горюче-смазочные материалы
                        -------------------------------------------------
                               наименование имущества, обязательства
_________________________________________________________________________

К инвентаризации приступить "15"       марта       2010 г.
                             --  ----------------  ----
и окончить "16"       марта        2010 г.
            --  ----------------   ----
     Причина инвентаризации          контрольная проверка
                            ---------------------------------------------
                               контрольная проверка, смена материально
_________________________________________________________________________
                  ответственных лиц, переоценка и т.д.

Материалы по инвентаризации сдать в бухгалтерию
_________________________________________________________________________
не позднее "14"        марта      2010 г.
            --  ----------------  ----

Руководитель       директор            Свинцов Александр Александрович
                 -----------  ------- --------------------------------
                  должность   подпись        расшифровка подписи

Рис. 7

По результатам инвентаризации комиссией была составлена инвентаризационная опись по унифицированной форме N ИНВ-3 следующего содержания:
Инвентаризационная опись (Унифицированная форма N ИНВ-3) (рис. 8)

Унифицированная форма N ИНВ-3
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 18.08.1998 г. N 88

                                              +----------------+
                                Вид операции  ¦                ¦
                                              +----------------+
                              +--------------------------------+
                              ¦Номер документа¦Дата составления¦
                              +---------------+----------------¦
                              ¦      11       ¦     16.03.10   ¦
                              +--------------------------------+

Инвентаризационная опись
товарно-материальных ценностей

                         Горюче-смазочные материалы
-------------------------------------------------------------------------
                   вид товарно-материальных ценностей
находящиеся          в собственности ООО "Транспортник"
            -------------------------------------------------------------
                в собственности организации, полученные для переработки

Расписка

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное(ые)  кладовщик          Козлов Виктор Семенович
лицо(а):                       ---------  ------- -----------------------
                               должность  подпись   расшифровка подписи

Произведено снятие фактических         "15"        марта         2010 г.
остатков ценностей по состоянию на    -----  -----------------  -----

Рис. 8

Далее, на второй (третьей и, при необходимости, на последующих вкладных листах) странице инвентаризационной описи фиксируются результаты инвентаризации. Предположим, что по результатам инвентаризации было установлено наличие на складе предприятия бензина марки АИ-93 в количестве 1005 л на сумму 21 105 руб.
На последней, четвертой странице инвентаризационной описи фиксируются итоги инвентаризации следующим образом:
Итого по описи:
а) количество порядковых номеров один (прописью)
б) общее количество единиц фактически Одна тысяча пять литров (прописью)
в) на сумму фактически Двадцать одна тысяча сто пять руб. 00 коп. (прописью)
Все цены, подсчеты итогов по строкам, страницам и в целом по инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей проверены.

Председатель комиссии

  гл. инженер                                Васин Андрей Васильевич
---------------    ----------------    ----------------------------------
   должность            подпись                 расшифровка подписи

Члены комиссии:

гл. бухгалтер                                Розанов Илья Сергеевич
---------------    ----------------    ----------------------------------
   должность            подпись                 расшифровка подписи

    бухгалтер                              Симонова Ольга Владимировна
---------------    ----------------    ----------------------------------
   должность            подпись                 расшифровка подписи

   экономист                               Павлова Вера Александровна
---------------    ----------------    ----------------------------------
   должность            подпись                 расшифровка подписи

Все товарно-материальные ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи с N 1 по N _______, комиссией проверены в натуре в моем (нашем) присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею (не имеем). Товарно-материальные ценности, перечисленные в описи, находятся на моем (нашем) ответственном хранении.

Лицо(а), ответственное(ые) за сохранность товарно-материальных ценностей:

    кладовщик                                Козлов Виктор Семенович
---------------    ----------------    ----------------------------------
   должность            подпись                 расшифровка подписи
______________    ________________    __________________________________
   должность            подпись                 расшифровка подписи

"16" марта 2010 г.

Указанные в настоящей описи данные и расчеты проверил

   бухгалтер                            Ковальчук Виктория Владимировна
---------------    ----------------    ----------------------------------
   должность            подпись                 расшифровка подписи

"16" марта 2010 г.

Далее работниками бухгалтерии составляется сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-19), в которой фиксируются недостачи (излишки) горюче-смазочных материалов.

Пример
По результатам инвентаризации, проведенной в ООО "Транспортник", выявлена недостача бензина марки АИ-93 в количестве 45 л на сумму 945 руб. Данная недостача частично находится в пределах естественной убыли для данного региона, времени года, срока хранения и типа резервуара для хранения бензина. Факт естественной убыли оформлен соответствующим актом, в котором указано, что недостача бензина по причине его естественной убыли составила 37 л на сумму 777 руб.
Недостача бензина в количестве 8 л на сумму 168 руб. допущена по вине материально ответственного лица.
По результатам инвентаризации и выявленной недостачи будут сделаны следующие бухгалтерские проводки.
Отражена выявленная недостача:
Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
Кредит счета 10-3 "Топливо" - 945 руб.
Списана недостача в пределах норм естественной убыли:
Дебет счета 20 "Основное производство"
Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - 777 руб.
Списана недостача сверх норм естественной убыли за счет материально ответственного лица В.С. Козлова:
Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"
Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - 168 руб.
В том случае, если с материально ответственным лицом заключен договор о полной материальной ответственности, возмещение причиненного ущерба осуществляется по рыночным, а не учетным ценам.
Итак, в примере стоимость бензина, вина за недостачу которого возложена на материально ответственное лицо, составляет 168 руб., при этом при оприходовании бензина был принят к вычету налог на добавленную стоимость в сумме 30 руб. 24 коп. Рыночная стоимость бензина составляет 208 руб.
В этом случае бухгалтерские проводки будут такими.
Отражена выявленная недостача:
Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
Кредит счета 10-3 "Топливо" - 168 руб.
Восстановлена принятая ранее к вычету сумма НДС:
Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
Кредит счета 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет 2 "Расчеты по НДС" - 30,24 руб.
Списана недостача за счет материально-ответственного лица В.С. Козлова:
Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"
Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - 208 руб.
Отражена разница стоимости бензина по учетным и рыночным ценам:
Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"
Кредит счета 98 "Доходы будущих периодов", субсчет 4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц и балансовой стоимостью по недостачам ценностей":
208 - 168 = 40 руб.

В том случае, если по результатам инвентаризации были выявлены излишки горюче-смазочных материалов, их оценка производится инвентаризационной комиссией по рыночным ценам.

Пример
По результатам инвентаризации в ООО "Моряк" были выявлены излишки бензина марки АИ-93 в количестве 100 л. Рыночная стоимость данного бензина определена в сумму 2600 руб.
На счетах бухгалтерского учета предприятия оприходование излишков бензина будет отражено следующей записью:
Дебет счета 10-3 "Топливо"
Кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 1 "Прочие доходы" - 2600 руб.

В пособии были рассмотрены разнообразные аспекты учета горюче-смазочных материалов на предприятии.
Резюмируя сказанное, отметим, что учет горюче-смазочных материалов, как, впрочем, в любых иных активов, должен быть всесторонне документированным, как того требует законодательство в части бухгалтерского учета, а также налоговое законодательство.
Приобретение горюче-смазочных материалов должно подтверждаться:
- в случае приобретения за наличный расчет - чеками контрольно-кассовой техники АЗС, а кроме того - авансовыми отчетами и иными предусмотренными законодательством и принятым на предприятии документооборотом документами;
- в случае приобретения за безналичный расчет - в первую очередь договором с поставщиком горюче-смазочных материалов, кроме того - счетами-фактурами, накладными, товарно-транспортными накладными, иными документами.
Движение горюче-смазочных материалов фиксируется документально на каждом этапе: приход, хранение, отпуск в производство, инвентаризация.
Приказами руководителя предприятия утверждаются нормы расходования горюче-смазочных материалов, без утверждения которых данные расходы не могут быть признаны обоснованными для целей налогового учета.
Для того чтобы все без исключения операции, связанные с учетом горюче-смазочных материалов на предприятии, были оформлены грамотно, сотрудникам бухгалтерии и юридической службе предприятия необходимо со всей тщательностью следить за изменениями в законодательной базе.
Это касается порядка бухгалтерского учета в целом, а также частных аспектов бухгалтерского учета.
Кроме того, возможны различные изменения и дополнения в гражданском и налоговом законодательстве, нормативных актах, принятие новых законодательных и нормативных актов.
Грамотное использование законодательного инструментария позволит предприятию не только избежать проблем с налоговыми органами, но и существенно снизить затраты на горюче-смазочные материалы.

Copyright 2011 Бухгалтерия в вопросах и ответах. All rights reserved. При использовании материалов сайта активная гипер ссылка  обязательна!
Директ:

Бухгалтерский учет:

Счета бухгалтерского учета:

Бухгалтерский учет отдельных операций:

Прочие вопросы:

Вопросы о налогах и сборах

Налог на добавленную стоимость (НДС):

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ), подоходный налог:

Другое:

Прочие вопросы налогообложения:

Эта информация вам будет интересна:
 


Rambler's Top100

Интересную информацию можно подчерпнуть здесь:
Бухгалтерия в вопросах и ответах!
Турсина Е.А. Учет автомобильного транспорта на предприятии: практическое пособие.
Нормативные источники