3.4.2. Документальное оформление расходования горюче-смазочных материалов

Документальное оформление расходования горюче-смазочных материалов основано, как, впрочем, и вся система бухгалтерского учета в организациях и на предприятиях, на основных принципах ведения бухгалтерского учета, заложенных в Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете).
Согласно названному федеральному закону бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.
В данной формулировке закона заложено, что достижение целей, поставленных перед бухгалтерским учетом, невозможно без документального оформления всех без исключения хозяйственных операций.
Невозможно решить без соответствующего документального оформления и задачу, поставленную во главу угла бухгалтерского учета, а именно формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности.
Согласно ст. 9 Закона о бухгалтерском учете оправдательные документы, которыми оформляются все хозяйственные операции, служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а в том случае, если это не представляется возможным, - непосредственно после ее окончания.
Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.
В первичные учетные документы, не связанные с ведением банковских и кассовых операций, исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Напомним, что внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.
Отметим некоторые важные детали, сопряженные с документооборотом.
Во-первых, первичные учетные документы должны составляться на бумажных и электронных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
Во-вторых, первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. При изъятии первичных документов главный бухгалтер и/или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей правоохранительных и/или налоговых органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. Порядок изъятия документов в организации правоохранительными органами регламентируется федеральным законодательством, а в части налоговых органов действует "Инструкция о порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан", утвержденная письмом Минфина РСФСР от 26 июля 1991 г. N 16/176.
Итак, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, при этом в настоящее время допускается использование форм первичной учетной документации, разработанных самой организацией (с соблюдением названных требований). Тем не менее следует иметь в виду, что постановлением Госкомстата РФ от 29 мая 1998 г. N 57а и постановлением Минфина РФ от 18 июня 1998 г. N 27н утвержден Порядок поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации.
Первичные учетные документы, связанные с учетом расходования горюче-смазочных материалов в самом широком смысле, утверждены постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" (далее - постановление Госкомстата РФ N 78).
Ведение первичного учета по унифицированным формам первичной учетной документации, утвержденным названным выше постановлением Госкомстата, обязательно для юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющихся отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
Наиболее часто в практической деятельности предприятий приходится сталкиваться с заполнением путевых листов, которые призваны:
- подтвердить расходы организаций и предпринимателей по эксплуатации автомобилей, в том числе в части расходования горюче-смазочных материалов и оплаты труда водителей, т.е. в данном случае путевой лист призван решать бухгалтерские и налоговые задачи;
- являться основанием для осуществления расчетов сторон за перевозки, т.е. здесь путевой лист становится элементом гражданско-правовых отношений.
В целях бухгалтерского и налогового учета организациям предписано использовать унифицированные формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ N 78.
Названным постановлением регламентируется использование унифицированных форм первичной учетной документации юридическими лицами всех видов собственности. Однако, по мнению Минфина РФ, изложенному в письме от 7 апреля 2006 г. N 03-03-04/1/327, такие формы являются обязательными только для автотранспортных организаций. Организации, не специализирующиеся на автотранспортных перевозках (например, использующие автотранспорт исключительно для служебных поездок) могут разрабатывать свои образцы путевых листов при условии, что в них будут отражены обязательные реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные Законом о бухгалтерском учете.
С 1 декабря 1997 г. введены следующие унифицированные формы первичной учетной документации.
По учету работы строительных машин и механизмов:
- форма N ЭСМ-1 "Рапорт о работе башенного крана";
- форма N ЭСМ-2 "Путевой лист строительной машины";
- форма N ЭСМ-3 "Рапорт о работе строительной машины (механизма)";
- форма N ЭСМ-4 "Рапорт-наряд о работе строительной машины (механизма)";
- форма N ЭСМ-5 "Карта учета работы строительной машины (механизма)";
- форма N ЭСМ-6 "Журнал учета работы строительных машин (механизмов)";
- форма N ЭСМ-7 "Справка о выполненных работах (услугах)".
По учету работ в автомобильном транспорте:
- форма 3 "Путевой лист легкового автомобиля";
- форма N 3 спец. "Путевой лист специального автомобиля";
- форма 4 "Путевой лист легкового такси";
- форма N 4-С "Путевой лист грузового автомобиля";
- форма N 4-П "Путевой лист грузового автомобиля";
- форма N 6 "Путевой лист автобуса";
- форма N 6 спец. "Путевой лист автобуса необщего пользования";
- форма N 8 "Журнал учета движения путевых листов";
- форма N 1-Т "Товарно-транспортная накладная".
Все названные нами выше первичные учетные документы предназначены для учета работы машин и механизмов и/или обобщения указанных сведений, являются основанием начисления заработной платы, а также, что важно в нашей тематике, для списания в производство горюче-смазочных материалов.
Остановимся подробнее на каждом из названных первичных учетных документов.
Как правило, при рассмотрении вопросов списания горюче-смазочных материалов в производство подразумевают списание бензина при работе легкового автомобильного транспорта. Такая постановка вопроса не лишена резона, так как в практической деятельности тысячи предприятий сталкиваются именно с этой проблемой. В самом деле, редко можно встретить предприятие, не имеющее в своем распоряжении хотя бы одного легкового автомобиля. Тем не менее списание горюче-смазочных материалов осуществляется и при работе строительных машин и механизмов, а также при работе специальной автомобильной техники.
Начнем с рассмотрения форм первичной учетной документации, предназначенных для учета работы строительных машин и механизмов.
Форма N ЭСМ-1 "Рапорт о работе башенного крана" применяется в специализированных организациях для учета работы кранов (мостовых, шлюзовых, самоходных, портально-стреловых, стационарных, козловых и башенных). Рапорт выписывается на декаду в одном экземпляре прорабом или уполномоченным лицом участка управления механизации и заполняется ежесуточно машинистами башенного крана.
Рапорт рассчитан для внесения данных о работе четырех машинистов при трехсменной работе башенного крана. Фамилия четвертого машиниста записывается при замене одного отсутствующего машиниста по причине болезни, отпуска и т.д., который будет продолжать работу на башенном кране. При последующей замене выписывается новый рапорт.
Объем выполненных работ заполняет должностное лицо, ответственное за нормирование и расчеты, на основании замеров выполненных работ и единых норм и расценок по каждому конструктивному элементу или виду работ.
Результаты работы и простоев крана, а также претензии к работе машинистов подтверждает заказчик подписью и штампом. При заполнении документа применяются следующие коды простоев.
По вине владельца машины:
- неисправность машины - 01;
- техническое обслуживание - 02;
- внеплановый ремонт - 03;
- отсутствие горюче-смазочных материалов - 04;
- перебазирование и переоборудование машины - 05;
- отсутствие машиниста - 06.
По вине заказчика:
- отсутствие материалов и конструкций - 07;
- отсутствие фронта работ - 08;
- необеспеченность подъездных путей - 09;
- отсутствие силовой энергии и освещения - 10;
- недостатки транспортных средств - 11;
- прочие простои - 12.
В конце декады рапорт подписывается машинистами, должностным лицом, ответственным за нормирование и расчет, прорабом, начальником участка и передается в бухгалтерию.
Форма N ЭСМ-2 "Путевой лист строительной машины" применяется в специализированных организациях для учета работы строительной машины на автомобильном ходу при почасовой оплате. Кроме того, данная форма является основанием для получения исходных данных при начислении заработной платы обслуживающему персоналу. Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом и выдается на смену, на день или декаду. Выезд и возвращение строительной машины оформляет диспетчер, механик, машинист.
Результаты работы и простоев строительной машины отражаются на оборотной стороне путевого листа и ежедневно подтверждаются подписью и штампом заказчика. Коды простоев при заполнении соответствующих реквизитов применяются те же, что при заполнении формы N ЭСМ-1.
Оформленный путевой лист подписывается машинистом, прорабом, начальником участка управления механизации, должностным лицом, ответственным за нормирование и расчеты, и передается в бухгалтерию.
Форма N ЭСМ-3 "Рапорт о работе строительной машины (механизма)" применяется в специализированных организациях для учета работы строительной машины (механизма) при почасовой оплате. Рапорт выписывается в одном экземпляре должностным лицом, ответственным за нормирование и расчеты, прорабом или уполномоченным лицом.
Выдача горюче-смазочных материалов подтверждается подписью заправщика или машиниста (если получены талоны на горючее). Передача остатков горючего оформляется подписями ответственных лиц.
В конце декады рапорт подписывается машинистом, прорабом, начальником участка, должностным лицом, ответственным за нормирование и расчеты, и передается в бухгалтерию.
Форма N ЭСМ-4 "Рапорт-наряд о работе строительной машины (механизма)" применяется в специализированных организациях, имеющих строительные машины (механизмы) на балансе, для оформления и учета выполнения задания на сдельные работы, измеряемые в натуральном выражении.
Данная форма первичного учета заполняется в одном экземпляре должностным лицом, ответственным за нормирование и расчеты, или уполномоченным лицом и выдается машинистам на весь период выполнения работы. Рапорт-наряд заполняется на одного заказчика.
Описание работ и условий производства, учет выполнения задания отражаются на оборотной стороне формы и подтверждаются подписью и штампом заказчика.
При использовании документа в организациях, имеющих строительные машины (механизмы) на балансе, выполненные работы подтверждаются лицом, ответственным за их выполнение.
Заполненный рапорт подписывается должностным лицом, ответственным за нормирование и расчеты, прорабом, начальником участка и передается в бухгалтерию.
Форма N ЭСМ-5 "Карта учета работы строительной машины (механизма)" применяется при ручной обработке данных для учета отработанного времени строительной машиной (механизмом), а также для учета выполненного объема работ. Карта ведется в одном экземпляре. Заполняется на основании форм N ЭСМ-1, ЭСМ-2, ЭСМ-3, ЭСМ-4.
Форма N ЭСМ-6 "Журнал учета работы строительных машин (механизмов)" применяется для учета и контроля ежедневной работы больших и малых строительных машин (механизмов). Журнал ведется у заказчика строительных машин и в организациях, имеющих строительную технику на балансе. Журнал заполняется прорабом строительного участка.
Форма N ЭСМ-7 "Справка о выполненных работах (услугах)" применяется для производства расчетов организации с заказчиками и для подтверждения выполненных работ (услуг) строительными машинами (механизмами).
Данная форма составляется в одном экземпляре представителями заказчика и организации - исполнителя работ (услуг) на основании данных путевого листа (форма N ЭСМ-2) или рапортов (формы N ЭСМ-1, ЭСМ-3).
Справка заверяется печатью заказчика, передается в бухгалтерию организации, которая использует ее как приложение к документу, выставляемому заказчику для оплаты.
На каждый рапорт (путевой лист) работы строительной машины (механизма) выписывается отдельная справка.
Стоимость работ (услуг) указывается в договорных ценах, по которым осуществляются расчеты заказчика с исполнителем (управлением механизации).
Формы, предназначенные для учета работ в автомобильном транспорте, будут рассмотрены обзорно, за исключением наиболее часто употребляемой в практической деятельности формы N 3 "Путевой лист легкового автомобиля". О содержании и порядке заполнения этой формы первичной учетной документации будет сказано более подробно.
Форма N 3 спец. "Путевой лист специального автомобиля" является основным первичным документом учета работы специального автомобиля и основанием для начисления заработной платы водителю.
Форма рассчитана на выполнение задания у двух заказчиков и действительна только на один день (смену). Выписывается в одном экземпляре диспетчером или лицом, на это уполномоченным, и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа.
В путевом листе обязательно должны быть проставлены:
- дата выдачи;
- штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Раздел "Результаты работы автомобиля" заполняется лицами, отвечающими за эту работу.
В раздел "Особые отметки" заносятся сведения об изменении задания, указанного в разделе "Задание водителю", сведения о сопровождающих лицах и другие подобные сведения.
Отрывные талоны путевого листа заполняются организацией, которой принадлежит специальный автомобиль, и служат основанием для предъявления счета заказчику.
Форма N 4 "Путевой лист легкового такси" является первичным документом по учету работы легкового такси и основанием для начисления заработной платы водителю.
Выписывается в одном экземпляре диспетчером организации и выдается водителю. Выдаваемый водителю путевой лист должен иметь:
- порядковый номер;
- дату выдачи;
- штамп организации, которой принадлежит легковое такси.
Ежедневно перед началом рабочего дня водитель получает путевой лист, а по окончании смены возвращает его в диспетчерскую.
Форма N 4-С "Путевой лист грузового автомобиля" и форма N 4-П "Путевой лист грузового автомобиля" предназначены для учета работы грузового автомобильного транспорта.
Путевые листы грузового автомобиля являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.
Форма 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.
Форма N 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня/смены водителя.
Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией - владельцем автотранспорта счета заказчику.
К счету прилагают соответствующий отрывной талон.
Путевой лист остается в организации - владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика и служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.
В случае когда при повременной оплате за работу автомобиля будут перевозиться товарно-материальные ценности, в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов и прилагается один экземпляр этих товарно-транспортных документов, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.
Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации - владельца автотранспорта и заказчики.
Путевые листы по формам N 4-с и N 4-п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.
Выданный путевой лист должен обязательно иметь:
- дату выдачи;
- штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.
Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.
Форма N 6 "Путевой лист автобуса" применяется для учета работы автобуса на городских и пригородных маршрутах и является первичным документом по учету работы автобуса и основанием для начисления заработной платы водителю. Выдаваемый водителю путевой лист обязательно должен иметь порядковый номер, дату выдачи и штамп организации, которой принадлежит автобус. Все сведения об автобусе, расходе топлива и задания водителям записываются в путевом листе диспетчером и механиком.
Форма N 6 спец. "Путевой лист автобуса необщего пользования" является основным первичным документом учета работы автобуса необщего пользования по перевозке пассажиров (например, для перевозки сотрудников организации к месту работы).
Форма выписывается в одном экземпляре диспетчером и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа.
Путевой лист действителен только на один день или на одну смену. В документе обязательно должны быть проставлены дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автобус. Путевой лист оформляется только для выполнения заказа одной организации.
Раздел "Результат работы автобуса" заполняется при обработке путевых листов лицами, отвечающими за эту работу.
Форма N 8 "Журнал учета движения путевых листов" применяется организацией для контроля за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию.
Форма N 1-Т "Товарно-транспортная накладная" предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:
- товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей;
- транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями-владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями - владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.
Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.
При централизованном вывозе грузов со станций железных дорог, портов, пристаней, аэропортов перевозка оформляется товарно-транспортными накладными, составляемыми совместно с работниками организаций - владельцев автотранспорта, станций железных дорог, пристаней, портов, аэропортов.
В условиях, когда на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.
Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах:
1) первый остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей. Второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю;
2) второй сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;
3) третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями грузополучателя, сдаются организации - владельцу автотранспорта при этом:
- третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация - владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику - заказчику автотранспорта;
- четвертый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.
По грузам нетоварного характера, по которым не ведется складской учет товарно-материальных ценностей, но организован учет путем замера, взвешивания, геодезического замера, товарно-транспортная накладная выписывается в трех экземплярах:
1) первый и второй экземпляры передаются организации - владельцу автотранспорта, при этом:
- первый экземпляр служит основанием для расчетов организации - владельца автотранспорта с грузоотправителем и прилагается к счету;
- второй прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы;
2) третий экземпляр остается у грузоотправителя и служит основанием для учета выполненных объемов перевозок.
Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля" является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.
Выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом. Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).
В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Порядок применения путевых листов легкового автомобиля в свое время был разъяснен письмом Федеральной службы государственной статистики от 3 февраля 2005 г. N ИУ-09-22/257.
В письме, в частности, отмечается, что согласно Закону о бухгалтерском учете первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля" утверждена в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер.
Путевой лист выдается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). Описание маршрута следования в путевом листе, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, предполагает записи по всем пунктам следования автомобиля.
Заполнение раздела "Движение горючего" производится в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.
В унифицированных формах не допускается наличие незаполненных реквизитов.
В соответствии с действующей нормативно-правовой базой, а именно Законом о бухгалтерском учете и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н, ответственность за достоверность содержащихся в документах данных, правильность их оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Итак, форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", а также и иные формы первичной учетной документации в части учета работы автомобильного транспорта были утверждены в 1997 г. (постановление Госкомстата РФ N 78).
Сравнительно недавно был принят Федеральный закон от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - Федеральный закон N 259-ФЗ). Названным Федеральным законом, в том числе, сформулированы требования к учету работы автомобильного транспорта.
Во исполнение Федерального закона N 259-ФЗ приказом Министерства транспорта РФ от 18 сентября 2008 г. N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - приказ Минтранса РФ N 152) определены требования к содержанию данных первичных учетных документов.
Указанным Приказом предусматривается, что обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Обязательными реквизитами путевого листа являются:
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе.
Наименование и номер путевого листа предполагают указание на конкретный вид путевого листа и его порядковый номер.
Например:
- "Путевой лист легкового автомобиля";
- "Путевой лист специального автомобиля";
- "Путевой лист легкового такси" и т.д.
Порядковый номер путевого листа указывается в соответствии "Журналом учета движения путевых листов".
Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:
- для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;
- для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.
Сведения о транспортном средстве включают:
- тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того - модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
- государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
- показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства из гаража и его заезде в гараж;
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.
Сведения о водителе включают:
- фамилию, имя, отчество водителя;
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
Кроме того, на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.
Приказом Минтранса РФ N 152 предусмотрен следующий порядок заполнения путевого листа.
Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.
Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца, при этом если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.
В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании.
Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.
Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на указанную стоянку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.
В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку - в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.
Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.
Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.
Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.
Отметим в первую очередь одну важную деталь: путевой лист, согласно нормам, принятым Министерством транспорта РФ, может быть самостоятельно разработан самой организацией при обязательном соблюдении некоторых условий.
Письмом Минфина РФ от 25 августа 2009 г. N 03-03-06/2/161 разъяснен порядок и условия применения путевых листов, самостоятельно разработанных организацией (предприятием). Из письма следует важный вывод: путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса РФ N 152, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. Данный вывод основан на мнении Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики и, в частности, на следующих аргументах.
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. При этом:
- под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме;
- под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Поскольку обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса РФ N 152, то данный первичный учетный документ может быть признан документальным подтверждением затрат.
Содержание названных выше документов и содержащиеся в них выводы требуют тщательного анализа.
Во-первых, заметим, что, по существу, в настоящее время одновременно действуют два документа, устанавливающие содержание (перечень необходимых реквизитов) и порядок заполнения путевого листа, а именно:
- постановление Госкомстата РФ N 78;
- приказ Минтранса РФ N 152.
Сравнение реквизитов унифицированной формы первичного бухгалтерского учета 3 "Путевой лист легкового автомобиля" и реквизитов, названных как обязательные приказом Минтранса РФ, показывает, что в этой части имеют место существенные разночтения. В частности, приказом Минтранса РФ предусмотрен ряд дополнительных реквизитов, отсутствующих в унифицированной форме первичного бухгалтерского учета N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", например, сведения о сроке действия путевого листа, об организационно-правовой форме юридического лица, о типе и модели транспортного средства а также прицепа (при его наличии), о предрейсовом и послерейсовом медицинском осмотре водителя и другие.
Некоторые особенности имеют место при заполнении путевых листов. Так, приказом Минтранса РФ разрешается оформление любых путевых листов на срок до одного месяца, причем путевой лист может быть оформлен сразу на нескольких водителей. Унифицированные формы, установленные Госкомстатом РФ, допускают оформление путевого листа сроком больше чем на день только в случае командировки, а указание нескольких водителей допускается лишь при заполнении путевого листа автобуса.
Безусловно, в такой ситуации оптимальным было бы внесение соответствующих изменений в содержание унифицированной формы путевого листа. Организации, являющиеся автотранспортными, вправе разработать собственный вариант путевого листа, в котором будут содержаться реквизиты, предусмотренные:
- Законом о бухгалтерском учете;
- приказом Минтранса РФ N 152.
Форма путевого листа, разработанного самой организацией (с соблюдением законодательства), должна быть установлена:
- приказом об утверждении формы первичной учетной документации (путевого листа) для данной организации;
- учетной политикой организации.
Ранее было отмечено, что путевой лист служит основанием для признания расходов предприятия для целей налогообложения. В этой связи содержание и правильное оформление путевого листа представляется чрезвычайно важным.
Неправильное оформление путевого листа и/или отсутствие в нем необходимых для налоговых органов реквизитов будет означать, что расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, документально не подтверждены. В результате - неверно исчисленная налогооблагаемая база по налогу на прибыль, а также и по налогу на добавленную стоимость.
Предприятиям и организациям следует помнить, что согласно ст. 122 НК РФ неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора) в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога (сбора) или других неправомерных действий (бездействия) влекут взыскание штрафа в размере 20% от неуплаченной суммы налога (сбора).
Обратимся теперь к порядку заполнения унифицированной формы N 3 "Путевой лист легкового автомобиля" и рассмотрим его на примере (рис. 6).

                                          Типовая межотраслевая форма N 3
Место для штампа             Утверждена постановлением Госкомстата России
  организации                                            от 28.11.97 N 78

        Путевой лист легкового автомобиля   ХХХ    N     58
                                          --------   -------------
                                            серия
              "01"   марта   2010 г.
               --   --------   --                             +---------+
                                                              ¦  Код    ¦
                                                              +---------¦
                                                Форма по ОКУД ¦ 0345001 ¦
                                                              +---------¦
Организация "Автомобилист", г. Р***, ул. Омская, 145,  по ОКПО¦         ¦
            ------------------------------------------        ¦         ¦
                            тел. 333-333                      ¦         ¦
            ------------------------------------------        ¦         ¦
              наименование, адрес, номер телефона             +---------+
_________________________________________________________________________
                                                              +---------+
Марка автомобиля  ВАЗ 2106                                    ¦         ¦
                 -------------------------------------------- ¦         ¦
                                                              +---------¦
Государственный номерной знак H 555 HH 99 RUS   Гаражный номер¦         ¦
                              -----------------               +---------¦
Водитель   Сидоров Василий Васильевич          Табельный номер¦         ¦
        -------------------------------------                 ¦         ¦
             фамилия, имя, отчество                           +---------+

Удостоверение N         99 HH 5555555            Класс     B
                --------------------------------       ------------
Лицензионная карточка  стандартная, ограниченная
                      ---------------------------
                        ненужное зачеркнуть
Регистрационный N    ХХХ                    Серия  ХХХ    N  ХХХ
                  -----------                     -------   -----

             Задание водителю             ¦Автомобиль технически исправен
                                          ¦                        +----+
В распоряжение  ООО "Автомобилист"        ¦Показания спидометра, км¦896 ¦
               -------------------------- ¦                        ¦    ¦
                     наименование         ¦Выезд разрешен          +----+
                            +------------+¦Механик         Колосов А.П.
                            ¦            ¦¦       ------- --------------
____________________________+------------+¦       подпись    расшифровка
       организация                        ¦                  подписи
                                          ¦Автомобиль в технически
                                          ¦исправном состоянии принял
Адрес подачи      ул. Омская, 145         ¦Водитель          Сидоров В.В.
             ---------------------------- ¦        ------- --------------
__________________________________________¦        подпись    расшифровка
__________________________________________¦                   подписи
                                          ¦         +-------------------+
                                 +-------+¦         ¦ марка  ¦   код    ¦
Время выезда из гаража, ч, мин   ¦ 9-00  ¦¦Горючее  +--------+----------¦
                                 +-------+¦         ¦ АИ-93  ¦          ¦
                                          ¦         +-------------------+
Диспетчер-нарядчик           Петров И.И.  ¦      Движение горючего
                   ------- -------------- ¦
                  подпись    расшифровка  ¦                    +--------+
                               подписи    ¦                    ¦коли-   ¦
                                          ¦                    ¦чество, ¦
                                          ¦                    ¦   л    ¦
                                          ¦                    +--------¦
                                 +-------+¦Выдано:             ¦        ¦
Время возвращения в гараж, ч, мин¦       ¦¦по заправочному     +--------¦
                                 +-------+¦листу N    145      ¦  50    ¦
                                          ¦        -------     ¦        ¦
                                          ¦ -------------------+--------¦
Диспетчер-нарядчик            Петров И.И. ¦Остаток: при выезде ¦  10    ¦
                   ------- -------------- ¦                    ¦        ¦
                  подпись    расшифровка  ¦         при возвра-+--------¦
                               подписи    ¦         щении      ¦  20    ¦
                                          ¦                    +--------¦
                                          ¦Расход:  по норме   ¦  15    ¦
                                          ¦                    +--------¦
                                          ¦         фактически ¦  15    ¦
                                          ¦                    +--------¦
                                          ¦Экономия            ¦        ¦
Опоздания, ожидания, простои в пути, заез-¦                    +--------¦
ды в гараж и прочие отметки     нет       ¦Перерасход          ¦        ¦
                            ------------- ¦                    +--------+
__________________________________________¦Автомобиль принял.   Показания
__________________________________________¦спидометра при  возвращении  в
Автомобиль сдал             Сидоров В.В.  ¦гараж, км +------------------+
                ---------- -------------- ¦          ¦      1161        ¦
водитель         подпись    расшифровка   ¦          +------------------+
                              подписи     ¦Механик          Колосов А.П.
                                          ¦        -------  ------------
М.П.                                     ¦        подпись   расшифровка
                                          ¦                    подписи

Рис. 6

Оборотная сторона формы N 3 предназначена для указания заказчика автомобиля, места и времени использования автомобиля, расстояния (км). Указанные сведения заверяются подписью лица, пользовавшегося данным автомобилем (например, в данном случае это может быть директор предприятия).
Далее на оборотной стороне путевого листа производится расчет заработной платы водителю исходя либо из почасовой, либо сдельной (по километражу) оплаты труда. Расчет подписывает лицо, его произведшее.

Copyright 2011 Бухгалтерия в вопросах и ответах. All rights reserved. При использовании материалов сайта активная гипер ссылка  обязательна!
Директ:

Бухгалтерский учет:

Счета бухгалтерского учета:

Бухгалтерский учет отдельных операций:

Прочие вопросы:

Вопросы о налогах и сборах

Налог на добавленную стоимость (НДС):

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ), подоходный налог:

Другое:

Прочие вопросы налогообложения:

Эта информация вам будет интересна:
 


Rambler's Top100

Интересную информацию можно подчерпнуть здесь:
Бухгалтерия в вопросах и ответах!
Турсина Е.А. Учет автомобильного транспорта на предприятии: практическое пособие.
Нормативные источники