2.1. Учет автомобильного транспорта при аренде

Прежде всего рассмотрим вопрос о том, что собственно представляет собой аренда.
Обратимся к ГК РФ, а именно к главе 34.
Согласно ст. 606 ГК РФ по договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. Далее в ст. 607 в ряду объектов аренды названы транспортные средства. Таким образом, использование предприятием арендованных транспортных средств основывается на договоре аренды.
Поскольку, арендуя транспортное средство, предприятие вступает в гражданско-правовые отношения с арендодателем, рассмотрим подробнее основные моменты, сопряженные с заключением названного выше гражданско-правового договора.
Статьей 608 ГК РФ предусмотрено, что право сдачи имущества в аренду принадлежит его собственнику. Кроме того, арендодателями могут быть лица, управомоченные законом или собственником сдавать имущество в аренду.
Практически это означает, что при заключении договора аренды транспортного средства предприятие (арендатор) должно удостовериться в том, что лицо, выступающее в качестве арендодателя, имеет право распоряжаться данным транспортным средством (сдавать его в аренду).
Что касается формы заключения договора аренды, то ст. 609 ГК РФ прямо предписывается, что договор аренды на срок более года, и если хотя бы одной из сторон договора является юридическое лицо, независимо от срока, должен быть заключен в письменной форме.
Таким образом, при аренде транспортного средства предприятием (юридическим лицом) договор аренды в любом случае должен быть заключен в письменной форме, даже если срок договора аренды определен в один день, а арендодателем является физическое лицо.
Для договора аренды транспортного средства гражданским законодательством не предусмотрена обязательная государственная регистрация (независимо от срока действия договора). На это прямо указывают:
- ст. 633 ГК РФ в части аренды транспортного средства с экипажем;
- ст. 643 ГК РФ в части аренды транспортного средства без экипажа.
Нормами гражданского законодательства предусматривается, что договор аренды заключается на срок, определенный договором. Например, на три месяца, один год и т.д. Однако если срок аренды в договоре не определен, договор аренды считается заключенным на неопределенный срок. При этом каждая из сторон вправе в любое время отказаться от договора, предупредив об этом другую сторону за один месяц.

Пример
ООО "Моряк" заключило договор аренды автомобиля от 1 марта 2010 г. N 3, причем срок аренды данного имущества в договоре не был определен. 1 апреля 2010 г. предприятие-арендатор выяснило, что больше не нуждается в арендованном автомобиле. Предупредив арендодателя об отказе от договора 1 апреля 2010 г., ООО "Моряк" вправе расторгнуть договор аренды 1 мая 2010 г. в полном соответствии с нормами ГК РФ.

Тем не менее считаем необходимым обратить внимание на то, что гражданское законодательство предоставляет сторонам договора аренды установить в договоре иной срок для рассматриваемой ситуации.

Пример
Договором аренды автомобиля от 1 марта 2010 г. N 3 предусмотрено, что каждая из сторон обязана предупредить другую сторону о расторжении договора за два месяца. В этом случае в рассмотренном выше примере "Моряк", предупредив арендодателя о намерении расторгнуть договор аренды транспортного средства 1 апреля 2010 г., сможет расторгнуть договор 1 июня 2010 г.

Обращаем внимание: нормы, связанные с расторжением договора аренды, срок которого не определен, касаются обеих сторон договора. Иными словами, арендодатель не может расторгнуть такой договор, не предупредив об этом арендатора не менее чем за месяц.
После заключения договора арендодатель обязан передать имущество арендатору в сроки, предусмотренные договором. При этом арендодатель обязан предоставить арендатору имущество в состоянии, соответствующем условиям договора аренды и назначению имущества (ст. 611 ГК РФ).
Транспортное средство передается в аренду вместе со всеми его принадлежностями и относящимися к нему документами (в частности, техническим паспортом), если иное не предусмотрено договором.
Заметим, что в том случае, если при передаче в аренду транспортного средства арендодателем не были переданы соответствующие документы, вследствие чего арендатор не может пользоваться имуществом, он может потребовать предоставления ему арендодателем таких необходимых документов и/или расторжения договора, а также возмещения убытков.
Если арендодатель не предоставил арендатору сданное внаем транспортное средство в указанный в договоре аренды срок (если срок передачи имущества в договоре не указан, то в разумный срок), арендатор вправе:
- истребовать арендуемое имущество;
- потребовать возмещения убытков, причиненных задержкой исполнения, либо потребовать расторжения договора и возмещения убытков, причиненных его неисполнением.
Переданное арендодателем транспортное средство должно быть исправным, что должно быть удостоверено арендатором при приеме арендованного имущества.
Согласно ст. 612 ГК РФ при обнаружении недостатков и/или неисправностей транспортного средства арендатор вправе по своему выбору:
- потребовать от арендодателя либо безвозмездного устранения недостатков имущества, либо соразмерного уменьшения арендной платы, либо возмещения своих расходов на устранение недостатков имущества;
- непосредственно удержать сумму понесенных им расходов на устранение данных недостатков из арендной платы, предварительно уведомив об этом арендодателя;
- потребовать досрочного расторжения договора.
Размер арендной платы устанавливается договором аренды в соответствии со ст. 614 ГК РФ.
В отношении обязанностей сторон договора аренды в части содержания арендованного имущества ГК РФ предусмотрено следующее.
С одной стороны, арендодатель обязан производить за свой счет капитальный ремонт переданного в аренду транспортного средства (если иное не предусмотрено договором аренды). Если арендодатель не обеспечил проведение капитального ремонта, арендатор имеет право по своему выбору:
- произвести капитальный ремонт, предусмотренный договором или вызванный неотложной необходимостью, и взыскать с арендодателя стоимость ремонта или зачесть ее в счет арендной платы;
- потребовать соответственного уменьшения арендной платы;
- потребовать расторжения договора и возмещения убытков.
С другой стороны, арендатор обязан поддерживать транспортное средство в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на его содержание (если иное не установлено договором аренды).
При прекращении договора аренды арендатор обязан вернуть арендодателю транспортное средство в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором (ст. 622 ГК РФ).
В случае гибели или повреждения арендованного транспортного средства арендатор обязан возместить арендодателю причиненные убытки, если последний докажет, что гибель или повреждение транспортного средства произошли по обстоятельствам, за которые арендатор отвечает в соответствии с законом или договором аренды.
В части договора аренды транспортных средств ГК РФ предусмотрено два вида договора:
- договор аренды транспортного средства с экипажем (аренда транспортного средства с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации);
- договор аренды транспортного средства без экипажа (аренда транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации).
По договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации. Договор аренды транспортного средства с экипажем должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока.
Арендодатель в течение всего срока договора аренды транспортного средства с экипажем обязан поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей.
Предоставляемые арендатору арендодателем услуги по управлению и технической эксплуатации транспортного средства должны обеспечивать его нормальную и безопасную эксплуатацию в соответствии с целями аренды, указанными в договоре.
Если договором аренды не предусмотрено иное, расходы по оплате услуг членов экипажа, а также расходы на их содержание несет арендодатель.
Статьей 636 ГК РФ на арендатора прямо возлагаются обязанности по оплате расходов, связанных с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов. Однако гражданское законодательство предоставляет сторонам право предусмотреть в договоре аренды иные условия в этой части.

Пример
Условиями договора аренды может быть предусмотрено, что расходы на горюче-смазочные материалы несет арендодатель. В этом случае арендатор транспортного средства оплачивает только арендную плату, а расходы на горюче-смазочные материалы никак не отразятся в бухгалтерском учете предприятия-арендатора.

По договору аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 ГК РФ) арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации. Договор аренды транспортного средства без экипажа должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока.
Арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (в том числе расходы на горюче-смазочные материалы).
Достаточно распространенной формой "компенсации" за использование автомобиля сотрудника для служебных целей является заключение с сотрудником договора аренды на данный автомобиль.
Очевидные преимущества заключения договора аренды:
- для предприятия имеется возможность обосновать расходы на содержание и восстановление (ремонт) данного автомобиля;
- отсутствует необходимость начислять и уплачивать страховые взносы с суммы арендной платы.
Оптимальным является вариант заключения договора аренды без экипажа. Поясним, что при заключении договора аренды с экипажем в состав арендной платы неизбежно входит зарплатная составляющая - за услуги (работу) водителя (см. письмо Минфина России от 1 декабря 2009 г. N 03-03-06/1/780).
Соответственно, в этом случае в договоре необходимо четко разделить плату собственно за аренду автомобиля и плату за услуги водителя. Следовательно, с оплаты за услуги водителя потребуется начислять страховые взносы. По нашему мнению, такой путь представляется достаточно сложней. Кроме того, при заключении договора аренды с экипажем всегда можно чем-либо "не угодить" органам, призванным контролировать уплату страховых взносов. Крайним проявлением претензий в таком случае может быть начисление страховых взносов на всю сумму арендной платы, если уплаченные сотруднику суммы будут признаны компенсацией за использование личного автомобиля в соответствии с Трудовым кодексом РФ (далее - ТК РФ).
При заключении договора аренды на автомобиль сотрудника следует помнить о необходимости начисления на сумму арендной платы налога на доходы физических лиц.
Чтобы у инспекторов, контролирующих правильность начисления страховых взносов, не было никаких сомнений в экономической природе уплачиваемых сотруднику сумм, рекомендуем оформить передачу автомобиля в аренду не только договором аренды, но и актом приема-передачи имущества (в произвольной форме), а также учитывать арендованный автомобиль на забалансовом счете 001.
В акте приема-передачи рекомендуем как можно более подробно указать отличительные особенности передаваемого в аренду автомобиля, в частности - техническое состояние, данные паспорта автомобиля, иные существенные детали. Обязательно следует указать характер заключаемого договора.

Пример
Примерный текст акта будет следующим.

Акт N 45
приема-передачи автомобиля
от 20 декабря 2010 г.

ООО "Вымпел", именуемое в дальнейшем "Арендатор", в лице генерального директора А.А. Федорова, действующего на основании Устава, и Н.Д. Сидоров, именуемый в дальнейшем "Арендодатель", паспорт 99 N 999999, выданный 15 октября 2005 г. Кировским УВД города С***, составили настоящий акт.
Во исполнение договора аренды транспортного средства без экипажа от 17 декабря 2010 г. N 63 Арендодатель передает, а Арендатор принимает: автомобиль марки ВАЗ-2106 (перечисляются данные паспорта автомобиля, номер страхового полиса ОСАГО, талона техосмотра). Стоимость автомобиля, согласованная договором от 17 декабря 2010 г. N 63, составляет 420 000 руб. Автомобиль находится в исправном состоянии и пригоден к эксплуатации.

Подписи сторон:

Арендатор:                подпись          Федоров А.А.

Арендодатель:             подпись          Сидоров Н.Д.


Рассмотрим, как аренда автомобиля будет отражена на счетах бухгалтерского учета.

Пример
Договором аренды автомобиля от 17 декабря 2010 г. N 63 предусмотрена ежемесячная арендная плата в размере 10 000 руб.
Согласно учетной политике ООО "Вымпел" расходы на аренду автомобиля у сотрудника отражаются на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", а затраты, связанные с основной деятельность предприятия, собираются на счете 20 "Основное производство". Договором предусмотрена уплата арендной платы наличными денежными средствами из кассы предприятия.
Бухгалтерские проводки в январе 2011 г. будут следующими:
а) начислены расходы по аренде автомобиля:
Дебет счета 20 "Основное производство"
Кредит счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - 10 000 руб.;
б) выплачена арендная плата Н.Д. Сидорову:
Дебет счета "76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"
Кредит счета 50 "Касса" - 10 000 руб.
Налог на доходы физических лиц будет учтен при начислении заработной платы данному сотруднику.
Условия договора аренды автомобиля могут измениться. К примеру, с февраля арендная плата увеличилась до 12 000 руб. в месяц, а расчеты будут производиться путем безналичного перечисления денежных средств на текущий счет сотрудника. Тогда выплата арендной платы будет отражена так:
Дебет счета "76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"
Кредит счета 51 "Расчетный счет" - 12 000 руб.

Рассмотрим на приведенном выше примере еще одну довольно типичную ситуацию.
Арендованный автомобиль пострадал в ДТП, в результате чего потребовалась замена лобового стекла. ООО "Вымпел" за свой счет произвело замену стекла. Возникает вопрос - должен ли арендодатель возместить ООО "Вымпел" понесенные затраты?
В данной ситуации все зависит от условий договора аренды и характера произведенного ремонта. Данная ситуация в полной мере разрешается ст. 623 ГК РФ.
Во-первых, замену лобового стекла автомобиля следует с полным основанием отнести к неотделимым улучшениям автомобиля. В самом деле, невозможно отделить лобовое стекло автомобиля после окончания действия договора аренды без вреда для автомобиля.
Во-вторых, следует обратиться к тексту договора аренды в части порядка ремонта передаваемого в аренду автомобиля.

Пример
Договором аренды предусмотрена возможность для арендатора осуществлять неотделимые улучшения автомобиля с согласия арендодателя. Согласие арендодателя было получено.
В таком случае после прекращения действия договора аренды ООО "Вымпел" вправе возместить свои расходы на замену лобового стекла арендованного автомобиля со стороны арендодателя.
Если ООО "Вымпел" произвело неотделимые улучшения автомобиля без согласия арендодателя, понесенные расходы возмещению не подлежат.

Иначе обстоит дело с отделимыми улучшениями автомобиля. Поскольку такие улучшения могут быть отделены от автомобиля без вреда для него, после окончания срока аренды (или в любой иной момент) эти улучшения могут быть отделены от автомобиля.

Пример
ООО "Вымпел" приобрело чехлы для арендованного автомобиля. Для этого нет необходимости получать согласие арендодателя, а по окончании срока договора аренды чехлы будут возвращены на склад.

Систематизируем в заключение бухгалтерские проводки, связанные с арендой автомобиля.

Пример (Продолжение)
В том случае, если предприятие является арендатором автомобиля:
а) стоимость полученного в аренду автомобиля отражена на забалансовом счете:
Дебет забалансового счета 001 "Арендованные основные средства";
б) начислены расходы по аренде автомобиля (арендная плата):
Дебет счета 20 "Основное производство" (либо иного счета, предназначенного согласно учетной политике предприятия для учета затрат)
Кредит счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами";
в) произведена выплата арендной платы арендодателю:
Дебет счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"
Кредит счета 50 "Касса" (или 51 "Расчетный счет");
г) возвращен арендованный автомобиль:
Кредит забалансового счета 001 "Арендованные основные средства".
Учет затрат на ремонт арендованного автомобиля будет зависеть от характера ремонта (отделимые или неотделимые улучшения) и условий договора аренды.
Предприятие может не только арендовать автомобиль, но и само предоставить его в аренду. Бухгалтерские проводки будут следующими:
а) отражена передача в аренду автомобиля:
Дебет счета 01 "Основные средства", субсчет "Основные средства, переданные в аренду"
Кредит счета 01 "Основные средства";
б) отражена задолженность арендатора по арендной плате:
Дебет счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"
Кредит счета 90 "Продажи" (либо: 91 "Прочие доходы и расходы", 98 "Доходы будущих периодов" - в зависимости от учетной политики предприятия);
в) начислена амортизация автомобиля, переданного в аренду:
Дебет счета 20 "Основное производство"
Кредит счета 02 "Амортизация основных средств";
г) начислен налог на добавленную стоимость по арендной плате:
Дебет счета 90 "Продажи"
Кредит счета 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Налог на добавленную стоимость";
д) арендная плата перечислена арендатором на расчетный счет:
Дебет счета 51 "Расчетный счет"
Кредит счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами";
е) возвращен переданный в аренду автомобиль:
Дебет счета 01 "Основные средства"
Кредит счета 01 "Основные средства" субсчет "Основные средства, переданные в аренду".

Copyright 2011 Бухгалтерия в вопросах и ответах. All rights reserved. При использовании материалов сайта активная гипер ссылка  обязательна!
Директ:

Бухгалтерский учет:

Счета бухгалтерского учета:

Бухгалтерский учет отдельных операций:

Прочие вопросы:

Вопросы о налогах и сборах

Налог на добавленную стоимость (НДС):

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ), подоходный налог:

Другое:

Прочие вопросы налогообложения:

Эта информация вам будет интересна:
 


Rambler's Top100

Интересную информацию можно подчерпнуть здесь:
Бухгалтерия в вопросах и ответах!
Турсина Е.А. Учет автомобильного транспорта на предприятии: практическое пособие.
Нормативные источники