При переезде нашей организации в новый офис, некоторые бухгалтерские документы были утеряны. Как нам следует поступить в этой ситуации?

Организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию в соответствии со сроками, устанавливаемыми правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ). Обратите внимание: под бухгалтерской документацией понимаются не только первичные учетные документы, но и регистры бухгалтерского учета, а также бухгалтерская (финансовая) отчетность организации.
Налоговое и гражданское законодательство предусматривает ответственность за отсутствие документов. Отсутствие документов приравнивается к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, в связи с чем есть риск применения к организации штрафных санкций в размере не менее 5 тысяч рублей (ст. 120 НК РФ). Кроме того, административной ответственности могут быть подвергнуты и должностные лица организации - в виде штрафа от 2 до 3 тысяч рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).
В случае утери необходимо провести срочную инвентаризацию имущества и обязательств (ст. 12 Закона 129-ФЗ). Порядок проведения и оформления результатов инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49. Подробная опись недостающих документов составляется именно по результатам проведения такой инвентаризации.
Если утрачены только сами первичные документы, а регистры бухгалтерского учета сохранились, например, в электронном виде, ситуация не является критической. Поданным регистров бухгалтерского учета нужно направить запросы контрагентам с просьбой прислать заверенные копии договоров, счетов, накладных и т.д. Банковские документы легко восстановит банк по данным своего учета. Сложнее дело обстоит с первичными кассовыми документами, особенно содержащими личные данные и личные подписи физических лиц. Но и здесь возможен выход в виде заверенных самой организацией копий документов на основе данных бухгалтерских регистров (листы кассовой книги, приходные и расходные ордера, ведомости на выдачу наличных денег и пр.). Легче всего, на наш взгляд восстановить отчетность, по мотивированному запросу Вашей организации - Вам выдадут соответствующие копии получатели этой отчетности (налоговые органы, органы статистики, внебюджетные фонды, аудитор Вашей организации).
В случае утраты всей бухгалтерской документации придется полностью восстанавливать учет, возможно с привлечением сторонних специалистов, например аудиторов.

А.В. Климов,
эксперт "НА"

1 января 2010 г.

"Нормативные акты для бухгалтера", N 1, январь 2010 г.


Copyright 2010 Бухгалтерия в вопросах и ответах. All rights reserved. При использовании материалов сайта активная гипер ссылка  обязательна!
Директ:

Бухгалтерский учет:

Счета бухгалтерского учета:

Бухгалтерский учет отдельных операций:

Прочие вопросы:

Вопросы о налогах и сборах

Налог на добавленную стоимость (НДС):

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ), подоходный налог:

Другое:

Прочие вопросы налогообложения:

Эта информация вам будет интересна:
 



Rambler's Top100

Политика конфиденциальности:
Политика конфиденциальности
Ответственность за нарушения налоговой дисциплины
Страница >> 1 >> 2 >> 3 >> 4 >> 5 >> 6 >> 7 >> 8 >> 9 >> 10 >> 11 >> 12 >>
13 >> 14 >> 15 >> 16 >> 17 >> 18 >> 19 >> 20 >> 21 >> 22 >> 23 >> 24 >>
Бухгалтерия в вопросах и ответах!