В 2003 году мы приобрели и приняли к учету основные средства и здание. Счета-фактуры и платежные поручения об оплате были утеряны. Договоры купли-продажи и акты приема-передачи ОС сохранены. На здание есть свидетельство о собственности, оформленное в ЦГР, и договор купли-продажи. Какие последствия нам грозят от потери документов?

Счет-фактуру и платежку потеряли

Согласно редакции НК РФ, действующей в 2003 году, для принятия НДС к вычету необходимо было иметь:
- счет-фактуру;
- документ, подтверждающий принятие к учету и ввод в эксплуатацию ОС;
- документ, подтверждающий уплату. Получается, что вычеты НДС за тот период вам подтвердить нечем. Однако налоговые последствия и штрафные санкции вряд ли возможны.
Во-первых, при выездной налоговой проверке может быть проверен период, не превышающий 3 календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки*(1). В этот период 2003 год уже не попадает.
Во-вторых, истек срок хранения документов. Ведь в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения*(2) счета-фактуры и банковские документы подлежат хранению в течение 5 лет при условии завершения проверки (ревизии), а в случае возникновения споров, разногласий следственных и судебных дел счета-фактуры сохраняются до вынесения окончательного решения. Налоговый кодекс тоже предъявляет требования к сохранности документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные (произведенные) доходы (расходы) и уплаченные (удержанные) налоги. Их нужно хранить 4 года*(3). Минфин также полагает, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов*(4).
По истечении установленного срока хранения документы можно уничтожить. Этот факт оформляется документально. Перечень документов, подлежащих уничтожению, необходимо утвердить приказом руководителя либо составить акт об уничтожении в произвольной форме.
Таким образом, отсутствие счетов-фактур и платежных поручений за 2003 год не ведет к налоговым либо административным последствиям. В вашем случае налоговый орган не сможет оспорить вычеты НДС за 2003 год даже при отсутствии документов.

Акт приемки-передачи восстановить!

Что же касается потери акта приемки-передачи здания, ситуация сложнее. К сожалению, вы не указываете, какой именно акт был утерян.
Если речь идет о передаточном акте, то у него нет срока давности и он обязательно должен быть в организации*(5). Это обусловлено тем, что этот документ является основанием для государственной регистрации наличия, возникновения, прекращения, перехода, ограничения (обременения) прав на недвижимое имущество и может понадобиться для доказательства права собственности в случае судебного разбирательства*(6). Поэтому его необходимо восстановить.
В целях бухгалтерского учета приемка-передача зданий оформляется унифицированной формой N ОС-1а*(7). Она подтверждает принятие ОС к учету и включение его в амортизационную группу. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее 5 лет*(8). Несмотря на это, форму N ОС-1а лучше хранить весь период полезного использования объекта.
Так как в течение этого времени по объекту начисляется амортизация в налоговом и бухгалтерском учете, для признания которой в составе расходов нужны документы, подтверждающие приобретение объекта, принятие к учету и ввод в эксплуатацию. При отсутствии ОС-1а налоговый орган может посчитать, что объект принят к учету неправомерно и его первоначальная стоимость документально не подтверждена. Кроме того, с остаточной стоимости основных средств уплачивается налог на имущество. Следовательно, для обоснования расчетов по данному налогу также необходимы первичные документы.
Еще один нюанс. Если организация вдруг решит продать амортизируемое имущество она вправе уменьшить доход, полученный от продажи, на его остаточную стоимость*(9). Тогда даже при истекших сроках хранения документов остаточная стоимость объекта, по мнению Минфина, должна быть подтверждена документально. В противном случае расходы не признаются в целях налогообложения*(10).

А что сказал суд?

Суды в подобных спорах, как правило, поддерживают налогоплательщиков. Так, ФАС Поволжского округа в постановлении от 22.12.2006 N А72-1759/06-6/113 указал, что отсутствие первичных документов, подтверждающих первоначальную стоимость основных средств, ввиду их уничтожения по истечении срока хранения не может являться основанием для отказа в учете остаточной стоимости ОС в составе затрат. Суд согласился с тем, что в связи с истечением срока хранения налогоплательщик не мог представить документы, подтверждающие оплату основных средств, о чем свидетельствуют имеющиеся в материалах дела акты на уничтожение бухгалтерских документов.
ФАС Поволжского округа в постановлении от 29.01.2009 по делу N А65-4857/2008 отметил, что действующее налоговое законодательство не предусматривает хранения документов, касающихся списанной на убытки дебиторской задолженности с истекшими сроками исковой давности или на прибыль кредиторской задолженности с истекшими сроками исковой давности, более длительное время (более 4 лет), чем иные документы. Поэтому акт инвентаризации, письменное обоснование списания и приказ руководителя являются на момент проведения проверки первичными учетными документами, на основании которых производятся записи в бухгалтерском учете операции по списанию дебиторской задолженности с истекшими сроками исковой давности на убытки.
ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 22.11.2004 N А56-10982/04 указал, что налогоплательщик вправе при реализации объекта учесть в целях налогообложения расходы в виде его остаточной стоимости, так как с момента постановки на учет объекта прошло более 11 лет и у организации не было обязанности хранить первичные документы более предусмотренных статьей 23 НК РФ 4 лет.
Таким образом, если вы потеряли счета-фактуры и платежные поручения за 2003 год, налоговые либо административные последствия вам не грозят. А вот правомерность признания в расходах амортизации и остаточной стоимости в случае отсутствия формы N ОС-1а вам придется отстаивать в суде. Запасайтесь терпением и не забывайте про аргументы: истечение предельного срока хранения первичных документов, наличие других документов, подтверждающих первоначальную стоимость здания и его использование в производственной деятельности, - договора купли-продажи, инвентарной карточки ОС-6, свидетельства о государственной регистрации права собственности.

И.Б. Остафий,
главный эксперт экспертно-консультационного
отдела компании ПРАВОВЕСТ

1 августа 2009 г.

"В курсе правового дела", N 15, август 2009 г.

------------------------------------------------------------------------
*(1) п. 4 ст. 89 НК РФ
*(2) утв. Росархивом 06.10.2000
*(3) ст. 23 НК РФ
*(4) письмо Минфина России от 18.10.2005 N 03-03-04/2/83
*(5) п. 429 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000
*(6) п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.07.1997 N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним"
*(7) утв. постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7
*(8) ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", п. 150 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000
*(9) пп. 1 п. 1 ст. 268 НК РФ
*(10) письмо Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-02/84


Copyright 2010 Бухгалтерия в вопросах и ответах. All rights reserved. При использовании материалов сайта активная гипер ссылка  обязательна!
Директ:

Бухгалтерский учет:

Счета бухгалтерского учета:

Бухгалтерский учет отдельных операций:

Прочие вопросы:

Вопросы о налогах и сборах

Налог на добавленную стоимость (НДС):

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ), подоходный налог:

Другое:

Прочие вопросы налогообложения:

Эта информация вам будет интересна:
 



Rambler's Top100

Политика конфиденциальности:
Политика конфиденциальности
Учет налогоплательщиков в вопросах и ответах
Страница >> 1 >> 2 >> 3 >> 4 >> 5 >> 6 >> 7 >> 8 >> 9 >> 10 >> 11 >> 12 >>
13 >> 14 >> 15 >> 16 >> 17 >> 18 >> 19 >> 20 >> 21 >> 22 >>
Бухгалтерия в вопросах и ответах!