Работник в интересах организации использует свой личный транспорт. Каким образом оформлять документы и учитывать расходы?

Возможны варианты

Использование личного автомобиля работника можно оформить договором аренды или приказом руководителя. В последнем случае работнику выплачивается компенсация. При выборе конкретного варианта необходимо учесть фактические отношения между сторонами, а также налоговые последствия.

Компенсация за использование личного автомобиля

Если работник с согласия работодателя использует свой личный транспорт в рабочее время для поездок по служебным делам, он имеет право на возмещение связанных с этим расходов.
Трудовое законодательство не устанавливает размер такой компенсации. Он должен определяться соглашением между организацией и работником, которое оформляется письменно*(1).
При назначении компенсации необходимо учесть некоторые условия и ограничения.
В целях исчисления налога на прибыль расходы по выплате компенсации должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены*(2).
Для подтверждения расходов необходимо иметь следующие документы*(3):
- приказ руководителя, в котором указаны размеры компенсации в зависимости от интенсивности использования автомобиля; - документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля (копия технического паспорта), а в случае если работник управляет им по доверенности - копию доверенности.
Дополнительно к этим требованиям финансовое ведомство настаивает на ведении учета служебных поездок в путевых листах*(4).
Судебная практика по данному вопросу складывается неоднозначно. Например, в одном случае судьи согласились с налоговым органом, что именно путевой лист подтверждает обоснованность понесенных расходов*(5). В другом случае судьи отметили, что работник не является водителем организации, поэтому у него нет обязанности оформлять путевые листы*(6).
В расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, компенсация учитывается в пределах нормы*(7), которая установлена на месяц и не может превышать следующих размеров*(8):

-------------------------------------------------T-------------------------------------------------¬
¦Объем двигателя транспортного средства          ¦   Размер компенсации, учитываемый в расходах    ¦
+------------------------------------------------+-------------------------------------------------+
¦До 2000 куб. см включительно                    ¦                    1200 руб.                    ¦
+------------------------------------------------+-------------------------------------------------+
¦Свыше 2000 куб. см                              ¦                    1500 руб.                    ¦
L------------------------------------------------+--------------------------------------------------

Важно! Сумма компенсации включается в расходы на дату ее выплаты, даже если организация признает доходы и расходы методом начисления*(9).

В компенсации уже учтены все затраты, включая износ, ГСМ, техническое обслуживание и ремонт. Поэтому дополнительно возмещение таких затрат нельзя учитывать в составе расходов, учитываемых при налогообложении прибыли.
Например, топливо, оплаченное работнику по чекам сверх суммы компенсации, нельзя включать в расходы. Такое решение принял Высший Арбитражный Суд России*(10).
Размер компенсации не зависит от количества календарных дней в месяце. Однако за те дни, когда работник отсутствовал на рабочем месте, компенсация не выплачивается, например за дни отпуска, командировки, больничного листа и т.п.*(11)
Компенсация за использование личного транспорта не подлежит налогообложению НДФЛ в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ*(12).
Чиновники финансового ведомства полагают, что поскольку для целей исчисления НДФЛ нормы компенсации не установлены, сумма превышения "прибыльных" норм облагается налогом на доходы физических лиц*(13).
С таким мнением не согласны суды. Поскольку отдельные нормы компенсации для расчета НДФЛ не установлены, такие выплаты не должны облагаться налогом в пределах, определенных соглашением работника и работодателя*(14). Однако чиновники продолжают придерживаться прежней позиции*(15).
С ЕСН ситуация также решена не до конца. Суммы компенсации, которые не подлежат налогообложению, определены таким же образом, как для НДФЛ*(16), следовательно, "прибыльные" нормы опять дают основания для споров. Однако эти же нормы приходят на помощь, поскольку сверхнормативная компенсация не учитывается в расходах по налогу на прибыль, значит не является объектом налогообложения ЕСН*(17).
Итак, если вы не желаете спорить с инспекторами, лучше руководствоваться мнением Минфина России. При этом получается, что сумма компенсации невелика, ее размер не индексировался с 2002 года, и при интенсивном использовании транспорта она не позволяет компенсировать реальные расходы.
Возможный выход из такой ситуации финансовое ведомство видит в заключении с работником договора аренды транспортного средства*(18).

Аренда транспортного средства работника

С работником можно заключить договор аренды личного автомобиля. Наиболее распространенный в таких случаях вид договора - аренда без экипажа*(19).
Заключив такой договор, работник должен передать транспортное средство организации во временное владение и пользование, при этом управлять автомобилем будет лицо, назначаемое арендатором*(20).
В договоре, а также в акте приема-передачи нужно указать все данные, которые позволяют определенно установить автомобиль (марку, государственный номер, VIN и т.п.). В противном случае договор не будет считаться заключенным*(21).
Работник должен предоставить арендатору относящиеся к автомобилю документы, без которых невозможно воспользоваться имуществом (технический паспорт, доверенность)*(22). Их передачу следует также зафиксировать в акте.
Полученный в аренду автомобиль фактически становится служебным транспортом, в связи с этим расходы на его содержание должна нести фирма, если иное не предусмотрено договором*(23). Такие расходы можно учесть при налогообложении прибыли*(24).
Для подтверждения расходов на содержание служебного транспорта водителю необходимо вести учет служебных поездок в путевых листах.
Организация, не являющаяся специализированным автотранспортным предприятием, может разработать и утвердить свою форму путевых листов. Форма должна содержать все обязательные реквизиты первичного учетного документа, позволяющие учесть расход ГСМ и сделать вывод об обоснованности расхода*(25).

К сведению. Обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения определены Минтрансом России*(26).

К обязательным реквизитам путевого листа относятся показания одометра (полные километры пробега). На них следует обратить особое внимание по нескольким причинам.
Во-первых, расход топлива и смазочных материалов определяется исходя из фактического пробега и норм расхода. Чиновники финансового ведомства настаивают*(27) на применении норм расхода, утвержденных Минтрансом России*(28). В то же время нормирование расходов на ГСМ Налоговым кодексом не предусмотрено, что подтверждает судебная практика*(29).
Если расходы топлива превышают нормы Минтранса, обосновать применение повышенных показателей вы можете внутренними документами.
Так, если после капитального ремонта автомобиля повысился расход топлива, организация может создать комиссию, которая оформляет акт замера фактического потребления топлива. На этом основании руководитель издает приказ об утверждении специальных норм расхода. При наличии таких документов налогоплательщику будет проще доказать при необходимости экономическую обоснованность расходов.
Во-вторых, арендованный автомобиль должен находиться во владении и пользовании у организации в течение срока действия договора. Поэтому работник не вправе им пользоваться для личных нужд. Обратив внимание на разрыв в показаниях пробега (например, за выходные дни), проверяющие могут подвергнуть сомнению наличие арендных отношений.
В расходах на содержание транспорта допустимо учесть мойку*(30) и парковку*(31) служебного автомобиля.
Отдельно следует обратить внимание на ремонт арендованной у работника машины, если по условиям договора такая обязанность возложена на арендатора. По мнению финансового ведомства*(32), такие затраты нельзя признать расходами на ремонт основных средств*(33), поскольку имущество физических лиц не является амортизируемым.
Однако ранее чиновники высказывали более лояльную точку зрения*(34). Соглашаясь с тем, что расходы на ремонт автомобиля не признаются ремонтом основных средств, они предлагали их учитывать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией*(35).
В расходах организации можно учесть арендную плату*(36). При этом для целей налогообложения прибыли она признается расходом:
- на дату расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или
- на дату предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо
- на последнее число отчетного (налогового) периода*(37).
В связи с тем что однозначное определение даты признания таких расходов в НК РФ отсутствует, налогоплательщик может принятое решение закрепить в учетной политике.

Важно. Работник и организация могут быть признаны взаимозависимыми лицами*(38), поэтому налоговые органы вправе проверить сумму арендной платы на соответствие рыночной цене и доначислить соответствующие налоги*(39).

С арендной платы необходимо исчислить и удержать НДФЛ, а единый социальный налог начислять не следует, так как эти выплаты связаны с передачей имущества в пользование, а они не являются объектом налогообложения ЕСН*(40).
Если с работником заключить договор аренды с экипажем, то по условиям договора он не только передает свое транспортное средство организации, но и оказывает услуги по управлению автомобилем*(41).
В таком случае в цене договора рекомендуется отдельно выделять составляющие: сумму арендной платы и оплату за услуги по управлению, поскольку вознаграждение за услуги должно облагаться единым социальным налогом*(42).
Как видим, по сравнению с компенсацией, аренда автомобиля позволяет при расчете налога на прибыль учесть больше расходов.

К.А. Коньков,
куратор по вопросам налогообложения и
бухгалтерского учета экспертно-консультационного
отдела компании ПРАВОВЕСТ.
Аттестованный аудитор, аттестованный преподаватель
ИПБ России, эксперт Совета по профессиональному
образованию КТИПБ

1 июля 2009 г.

"В курсе правового дела", N 13, июль 2009 г.

--------------------------------------------------------------------------
*(1) ст. 188 ТК РФ.
*(2) ст. 252 НК РФ.
*(3) письмо Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140.
*(4) письма Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, от 13.04.2007 N 14-05-07/6.
*(5) постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 по делу N А66-7112/2005.
*(6) постановление ФАС Центрального округа от 10.04.2006 по делу N А48-6436/05-8.
*(7) пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.
*(8) постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.
*(9) пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ.
*(10) определение ВАС РФ от 29.01.2009 N ВАС-495/09.
*(11) письмо Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140.
*(12) п. 3 ст. 217 НК РФ.
*(13) письмо Минфина России от 26.03.2007 N 03-04-06-01/84.
*(14) постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10627/06.
*(15) письмо Минфина России от 24.12.2007 N 03-11-04/3/513.
*(16) пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ.
*(17) п. 3 ст. 236 НК РФ.
*(18) письмо Минфина России от 26.05.2009 N 03-03-07/13.
*(19) ст. 642 ГК РФ.
*(20) ст. 645 ГК РФ.
*(21) п. 3 ст. 607 ГК РФ.
*(22) п. 2 ст. 611 ГК РФ.
*(23) ст. 646 ГК РФ.
*(24) пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.
*(25) письмо Минфина России от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77.
*(26) приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152.
*(27) письмо Минфина России от 14.01.2009 N 03-03-06/1/15.
*(28) распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.
*(29) определение ВАС РФ от 14.08.2008 N 9586/08.
*(30) письмо Минфина России от 20.06.2006 N 03-03-04/1/530.
*(31) письмо Минфина России от 27.04.2006 N 03-03-04/1/404.
*(32) письмо Минфина России от 12.08.2008 N 03-03-06/1/462.
*(33) ст. 260 НК РФ.
*(34) письмо Минфина России от 19.12.2005 N 03-03-04/1/429.
*(35) ст. 264 НК РФ.
*(36) пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.
*(37) пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ.
*(38) ст. 20 НК РФ.
*(39) ст. 40 НК РФ.
*(40) п. 1 ст. 236 НК РФ.
*(41) ст. 632 ГК РФ.
*(42) п. 1 ст. 236 НК РФ.


Copyright 2010 Бухгалтерия в вопросах и ответах. All rights reserved. При использовании материалов сайта активная гипер ссылка  обязательна!
Директ:

Бухгалтерский учет:

Счета бухгалтерского учета:

Бухгалтерский учет отдельных операций:

Прочие вопросы:

Вопросы о налогах и сборах

Налог на добавленную стоимость (НДС):

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ), подоходный налог:

Другое:

Прочие вопросы налогообложения:

Эта информация вам будет интересна:
 



Rambler's Top100

Политика конфиденциальности:
Политика конфиденциальности
Налогообложение доходов от продажи, сдачи в аренду имущества.
Страница >> 1 >> 2 >> 3 >> 4 >> 5 >> 6 >> 7 >> 8 >> 9 >> 10 >> 11 >>
Бухгалтерия в вопросах и ответах!