Командировочный документооборот

Оправдательные документы служат основанием не только для отражения операций в бухучете, но и для признания расходов в целях налогообложения. Какими документами можно подтвердить расходы на командировку? Как вести журнал учета командированных работников? Нужны ли приказы при направлении сотрудников в командировку?

Журналы выбытия и прибытия

Пунктом 8 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Постановление N 749), предусмотрено, что порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Министерством здравоохранения и социального развития. В соответствии с данным требованием Минздравсоцразвития Приказом от 11.09.2009 N 739н (далее - Приказ N 739н) утвердило Порядок и формы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы (далее - Порядок). Приказ был зарегистрирован в Минюсте 13.10.2009 N 15008, а вступить в силу он должен по истечении десяти дней после дня официального опубликования (на момент выхода статьи документ опубликован не был).
Отметим, что раньше учет сотрудников в журналах выбытия и прибытия был предусмотрен в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР". Данная инструкция действовала до вступления в силу 25.10.2008 Постановления N 749. Новые формы журналов учета командированных работников стали более компактными, из них убрали ряд граф ("Занимаемая должность", "ФИО, занимаемая должность работника, подписавшего командировочное удостоверение" и некоторые другие).
Пунктом 1 Порядка установлено, что учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия), форма которого предусмотрена приложением 2 к Приказу N 739н.
В журнале выбытия содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, дате и номере командировочного удостоверения, наименовании организации, в которую командируется работник, пункте назначения.

Журнал
учета работников, выбывающих в служебные командировки
из командирующей организации

Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, ведется в журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия), форма которого предусмотрена приложением 3 к Приказу N 739н.
В журнале прибытия содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве работника, прибывшего в организацию, в которую он командирован, наименовании организации, выдавшей командировочное удостоверение, дате прибытия и дате выбытия.

Журнал
учета работников, прибывших в организацию,
в которую они командированы

Работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) назначает работника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях.
Работодатель (уполномоченное им лицо) обязан обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение пяти лет со дня их оформления в установленном порядке.

Документальное подтверждение расходов на командировку в целях исчисления налогов

Вопросу об объеме документов, подтверждающих расходы на командировку в целях налогообложения прибыли, посвящено Письмо ФНС РФ от 18.08.2009 N 3-2-06/90.
Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом ст. 252 НК РФ установлено, что одним из обязательных условий уменьшения полученных доходов на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ) является их подтверждение документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
В соответствии с разъяснениями Минфина, приведенными в письмах от 24.04.2008 N 03-03-06/2/45 и от 26.05.2008 N 03-03-06/2/60, в случае направления сотрудника в командировку на территории России продолжительностью свыше одного дня основанием для принятия расходов в целях налогообложения прибыли организации будет являться командировочное удостоверение.
При решении вопроса о порядке признания в целях исчисления налога на прибыль сумм командировочных расходов ФНС считает необходимым исходить из следующего.
Согласно ст. 313 и 314 НК РФ к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах.
По командировочным расходам хозяйственной операцией является признание (начисление) организацией задолженности перед работником по суммам понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с работника).
Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет (утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя). Датой признания расходов на командировки согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ является дата утверждения авансового отчета.
Таким образом, в случае оформления авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов, как не имеющая надлежащего подтверждения (не соответствующая условиям п. 1 ст. 252 НК РФ).
При этом необходимо учитывать, что действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, установленный Постановлением N 749, в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету требует наличия следующих оправдательных документов:
- командировочного удостоверения, оформленного надлежащим образом. Форма командировочного удостоверения утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (форма N Т-10). Указанная форма не заполняется только при командировании за пределы РФ (кроме поездок в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы). В случаях командировок по территории Российской Федерации и в указанные государства - участники СНГ заполнение реквизитов "прибыл - убыл" лицом, кроме работодателя, предусматривается в случаях, если местом командировки является юридическое лицо;
- о найме жилого помещения;
- о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
- об иных расходах, связанных с командировкой.
Таким образом, при наличии обстоятельств командирования, указанных в авансовом отчете и требующих оформления приведенных выше документов (командирование для исполнения задания в конкретном(ых) юридическом(их) лице(ах), оплата проезда и проживания, иных расходов), отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету, равно как и их ненадлежащее оформление, влечет за собой несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ. Это не позволяет налогоплательщику учитывать соответствующие суммы командировочных расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль в силу прямой нормы п. 1 ст. 252 НК РФ.
При этом под надлежащим оформлением оправдательных документов, являющихся необходимым приложением к авансовому отчету, понимается их составление по унифицированным формам, если они установлены, а в иных случаях - заполнение форм, предусмотренных организацией и содержащих реквизиты, поименованные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 "О бухгалтерском учете". Согласно Постановлению Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20 в утвержденные Госкомстатом унифицированные формы документов организации при необходимости могут вносить дополнительные реквизиты, в частности, изменять ширину строк и добавлять новые строки, а также менять форматы бланков. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм или их изменение не допускаются.
Что касается других документов, которыми должна оформляться командировка в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы N Т-9 и N Т-9а) и служебное задание (форма N Т-10а)), то их наличие и оформление определяется внутренним документооборотом организации. Поскольку эти документы первичными для операции признания организацией задолженности перед работником по командировочным расходам не являются, требование п. 1 ст. 252 НК РФ о подтверждении принимаемых в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль расходов только надлежаще оформленными в соответствии с законодательством РФ документами на них напрямую (формально) не распространяется.
Следует отметить, что позиция контролирующих органов по вопросу оформления приказа о направлении сотрудника в командировку не однозначна.
В Письме от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47 Минфин настаивает на том, что в целях признания расходов при исчислении налога на прибыль необходимо оформлять все перечисленные документы и, соответственно, помимо выдачи служебного задания и командировочного удостоверения оформлять приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. О необходимости составления такого приказа говорили и чиновники налогового ведомства в Письме УФНС по г. Москве от 19.12.2007 N 28-11/121388.
Однако имеются и противоположные разъяснения. Так, в Письме от 26.12.2005 N 03-03-04/1/442 Минфин пришел к заключению, что составление двух документов - и приказа, и командировочного удостоверения - по одному факту хозяйственной деятельности не обязательно. В своих разъяснениях чиновники указали, что организация может своим локальным нормативным актом установить перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. Такие же рекомендации чиновников финансового ведомства были даны в письмах от 06.12.2002 N 16-00-16/158, от 24.10.2006 N 03-03-04/2/226.
Аналогичное мнение было высказано и представителями налогового ведомства. В Письме ФНС РФ от 18.08.2009 N 3-2-06/90, рассматривая вопрос об объеме документов, подтверждающих расходы на командировку, специалисты ведомства отметили, что наличие и оформление приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (формы N Т-9 и N Т-9а) и служебного задания (форма N Т-10а) должно определяться внутренним документооборотом организации.
Существует и арбитражная практика, подтверждающая правомерность несоставления приказа о направлении в командировку. В своих решениях судьи отмечают, что законодательством не предусмотрено обязательное наличие одновременно и командировочного удостоверения, и приказа о направлении в командировку. Поэтому отсутствие какого-то одного из этих двух документов (при наличии второго документа, а также иных документов, подтверждающих произведенные расходы) не может служить основанием для отказа в уменьшении налоговой базы по налогу на прибыль на сумму расходов на командировку (постановления ФАС ЗСО от 15.10.2007 N Ф04-5123/2006(39330-А81-15), ФАС МО от 19.12.2008 N КА-А40/10864-08).
По нашему мнению, приказ о направлении работника в командировку однозначно признавать лишним не следует. В частности, в Письме от 01.08.2005 N 03-03-04/1/112 Минфин обратил внимание на то, что Федеральным законом от 06.06.2005 N 58-ФЗ внесено изменение в абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ, согласно которому с 1 января 2006 года под документально подтвержденными расходами будут пониматься затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Вопрос:
Внутренними документами организации предусмотрено, что при направлении работника в командировку с понедельника при невозможности обеспечения его прибытия на переговоры вовремя (например, при отсутствии соответствующего рейса на самолет) он отправляется в пятницу. А при окончании командировки в пятницу, если переговоры завершаются позже отправления транспорта, билеты приобретаются на понедельник. Облагается ли НДФЛ стоимость билетов?
Минфин в Письме от 22.09.2009 N 03-04-06-01/244 отметил, что в случае продления срока командировки приказом по организации суммы возмещения расходов работника на проезд освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц на основании п. 3 ст. 217 НК РФ. При этом нужно иметь в виду следующее.
В абзаце 10 п. 3 ст. 217 НК РФ указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.
Днями начала и окончания командировки работника следует считать дни, обозначенные в приказе о направлении работника в командировку (с учетом времени нахождения в пути).
При необходимости приказом руководителя организации командировка может быть продлена.
Если работник возвращается из командировки позднее даты, указанной в приказе о командировании, используя выходные дни, оплата его проезда от места нахождения в эти дни до места работы, по нашему мнению, не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.
В этом случае работник получает предусмотренную ст. 41 НК РФ экономическую выгоду в виде оплаты организацией проезда от места проведения отпуска или иного свободного от работы времени до места работы.
Согласно пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ оплата за налогоплательщика организациями товаров (работ, услуг) в его интересах относится к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме.
Пунктом 1 ст. 211 НК РФ определено, что при получении налогоплательщиком доходов от организаций в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг) налоговая база по налогу на доходы физических лиц определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг).
Таким образом, оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, является его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит налогообложению в соответствии с положениями ст. 211 НК РФ.
Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.

Вопрос:
Организация направляет своих работников в командировку. Вправе ли она учесть расходы, удержанные при возврате купленных билетов к месту командировки, при исчислении налога на прибыль, в случае если командировка была отменена?
В Письме от 25.09.2009 N 03-03-06/1/616 Минфин указал, что экономически обоснованные и документально подтвержденные удержанные контрагентом штрафные санкции, предусмотренные сторонами за невыполнение условий возмездного договора, связанного с оказанием услуг по приобретению контрагентом билетов для сотрудников организации, направляемых в командировку, при отказе от командировки и возврате билетов подлежат включению в состав внереализационных расходов на дату признания.
В обоснование своего ответа чиновники финансового ведомства разъяснили следующее. Согласно п. 1 ст. 265 НК РФ в состав внереализационных расходов, не связанных с производством и реализацией, включаются обоснованные затраты на осуществление деятельности, непосредственно не связанной с производством и (или) реализацией. К таким расходам относятся, в частности, расходы в виде признанных должником или подлежащих уплате должником на основании решения суда, вступившего в законную силу, штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных или долговых обязательств, а также расходы на возмещение причиненного ущерба (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ).
В соответствии с пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления указанных выше расходов признается дата признания их должником либо дата вступления в законную силу решения суда.
Статьей 330 ГК РФ установлено, что неустойкой (штрафом, пеней) признается определенная законом или договором денежная сумма, которую должник обязан уплатить кредитору в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства, в частности в случае просрочки исполнения.
Признание должником суммы штрафа свидетельствует о подтверждении им факта существования с контрагентом определенных правоотношений, наличия с его стороны нарушения (неисполнения или ненадлежащего исполнения) принятых на себя договорных обязательств, а также о желании добровольного возмещения заранее оговоренных с контрагентом сумм штрафных санкций за совершение этих нарушений.
При этом обстоятельством, свидетельствующим о признании должником обязанности уплатить сумму штрафа, является как фактическая уплата кредитору, так и письменное подтверждение, выражающее готовность заплатить штраф.

Вопрос:
Работник организации, возвратившийся из командировки, представил для отчета счет гостиницы. В стоимость проживания включен завтрак, стоимость которого в счете и счете-фактуре выделена отдельной строкой (360 руб.). Установленная норма суточных в организации - 600 руб. Размер суточных при предоставлении работнику одноразового питания составляет 75% от принятой нормы (450 руб.). Облагается ли НДФЛ стоимость питания, возмещенная работнику, в размере 360 руб. и выплата суточных в размере 450 руб.? Облагаются ли указанные выплаты ЕСН?
Разъяснения специалистов по данным вопросам представлены в Письме Минфина РФ от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263.
Относительно НДФЛ чиновники финансового ведомства указали следующее. Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.
Абзацем 10 п. 3 указанной статьи предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения.
Фактический размер суточных, выплачиваемых работнику при направлении его в служебную командировку, может превышать размеры суточных, освобождаемые от налогообложения на основании п. 3 ст. 217 НК РФ, и в соответствии со ст. 168 ТК РФ определяется коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Оплата питания, стоимость которого выделена в стоимости проживания в гостинице, не является возмещением расходов по найму жилого помещения, суммы которого освобождаются от налогообложения на основании п. 3 ст. 217 НК РФ. Соответственно, суммы такой оплаты подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.
Что касается ЕСН, то пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ содержит норму, аналогичную норме п. 3 ст. 217 НК РФ, об освобождении от налогообложения компенсационных выплат, связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.
Указанной статьей предусмотрено, что при оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат обложению единым социальным налогом суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, в частности по найму жилого помещения.
Оплата организацией питания, стоимость которого выделена в стоимости проживания в гостинице, не является возмещением расходов по найму жилого помещения, суммы которого освобождаются от налогообложения на основании пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ. Следовательно, суммы такой оплаты подлежат обложению единым социальным налогом в установленном порядке.

Н.И. Будакова,
эксперт журнала "Оплата труда:
бухгалтерский учет и налогообложение"

"Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2009 г.


Copyright 2010 Бухгалтерия в вопросах и ответах. All rights reserved. При использовании материалов сайта активная гипер ссылка  обязательна!
Директ:

Бухгалтерский учет:

Счета бухгалтерского учета:

Бухгалтерский учет отдельных операций:

Прочие вопросы:

Вопросы о налогах и сборах

Налог на добавленную стоимость (НДС):

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ), подоходный налог:

Другое:

Прочие вопросы налогообложения:

Эта информация вам будет интересна:
 



Rambler's Top100

Политика конфиденциальности:
Политика конфиденциальности
Подоходный налог: Налоговые вычеты
Страница >> 1 >> 2 >> 3 >> 4 >> 5 >> 6 >> 7 >> 8 >> 9 >> 10 >> 11 >> 12 >>
13 >> 14 >> 15 >> 16 >> 17 >> 18 >> 19 >> 20 >>
Бухгалтерия в вопросах и ответах!