Учет расходов на официальный прием

В целях обмена опытом, заключения выгодных контрактов и решения иных аналогичных задач организации могут принимать как иностранные делегации, так и представителей российских организаций. Проведение таких приемов в большинстве случаев приносит лучший результат, чем переписка или телефонный разговор, и дает шанс заключить выгодные договоры. Деловой этикет требует обслуживания представителей этих организаций. От того, как будут оформлены и подготовлены документы по проведению этих мероприятий, зависит возможность учесть затраты на официальный прием в расходах при исчислении налога на прибыль. Поэтому в статье рассказано, какие расходы на проведение официального приема организация может производить и какими документами следует их оформлять.

Состав представительских расходов

В основном затраты на официальный прием представителей других организаций производятся за счет средств от приносящей доход деятельности. В связи с этим выясним, как данные расходы учитываются при исчислении налога на прибыль.
Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ в целях налогообложения прибыли представительскими являются расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества. Исходя из этого определения основным критерием признания расходов представительскими служит их связь с приемом и обслуживанием представителей сторон, участвующих в переговорах. Поэтому осуществляемые учреждением расходы по приему иных лиц, например проверяющих органов, не могут быть учтены при исчислении налога на прибыль. Расходы, связанные с приемом представителей филиалов и работников организации, прибывших для решения производственных вопросов, также нельзя отнести к представительским расходам (Постановление ФАС ВСО от 11.08.2006 N А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1).
Исходя из вышеуказанного пункта к представительским расходам следует относить:
- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации, участвующих в переговорах;
- транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода вовремя проведения представительских мероприятий.
Однако к представительским расходам нельзя отнести затраты на организацию развлечений, отдыха, профилактику или лечение заболеваний.
Позиция налоговых органов по составу затрат, включаемых в представительские расходы, такова: перечень затрат, приведенный в п. 2 ст. 264 НК РФ, является исчерпывающим, а все, что в нем не названо, к представительским расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли, не относится.
С такой позицией налоговых органов не соглашаются арбитражные суды. Они в большинстве случаев придерживаются иного мнения - в частности, утверждают, что перечень представительских расходов не является закрытым и при разрешении вопроса об отнесении расходов к представительским прежде всего следует исходить из их экономической оправданности (Постановление ФАС ВВО от 15.03.2006 N А29-1822/2005а).
В Постановлении ФАС МО от 12.09.2005 N КА-А40/8426-05 рассматривалось дело о правомерном отнесении организацией к представительским расходам затрат по аренде ресторана для проведения официального приема делегации. Организация учла их как представительские расходы. Однако, как следует из материалов дела, при проверке налоговый орган с этим не согласился. По его мнению, данные расходы относятся к расходам на организацию развлечений и отдыха, которые в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ не признаются представительскими. Арбитры приняли сторону организации, указав, что расходы по аренде ресторана для проведения официального приема являются представительскими расходами, которые подтверждены соответствующими первичными документами. В свою очередь, налоговым органом не было представлено доказательств того, что данные расходы связаны с организацией развлечений и отдыха.
Исходя из вышесказанного произведенные организацией представительские расходы признаются таковыми независимо от места проведения запланированных мероприятий. Следовательно, эти затраты могут быть осуществлены как в самой организации, так и в арендованном ей помещении либо в местах общественного питания (ресторане, кафе, баре и прочих).
Как было указано выше, при отнесении расходов к представительским прежде всего надо исходить из их экономической оправданности, поэтому в решении, вынесенном в Постановлении ФАС СЗО от 27.10.2005 N А56-3124/2005, арбитры не поддержали организацию, которая для проведения официальных переговоров отнесла на представительские расходы затраты по аренде банкетного зала с боулинговыми дорожками. Несмотря на то, что боулинговые дорожки организацией не использовались и их аренда являлась одним из условий аренды данного банкетного зала, судьи приняли решение, что расходы по аренде боулинговых дорожек относятся к расходам на организацию развлечений и отдыха и, соответственно, не могут быть признаны представительскими.
О возможности включения в состав представительских затрат стоимости цветов, конфет мнения налоговых органов и арбитражных судей разделились. Налоговики возражают против учета таких затрат в целях налогообложения прибыли. В свою очередь, арбитражные суды не имеют единой позиции. Одни считают, что данные расходы подлежат включению в состав представительских расходов (постановления ФАС ЗСО от 11.05.2006 N Ф04-2610/2006(22165-А46-40), ФАС ПО от 01.02.2005 N А57-1209/04-16). По мнению других, налогоплательщик обязан доказать экономическую обоснованность расходов на приобретение цветов. В том случае, если он этого сделать не может, данные расходы нельзя отнести к представительским (Постановление ФАС ВВО от 15.03.2006 N А29-1822/2005а). Поэтому доказывать правомерность включения подобных затрат в состав представительских расходов, скорее всего, придется в суде.
В Письме Минфина РФ от 05.04.2005 N 03-03-01-04/1/157 рассматривался вопрос о правомерности отнесения к представительским расходам затрат на завтраки, обеды и ужины, не носящие официального характера. Финансовые органы указали, что такие затраты должны оплачиваться представителями делегаций, прибывшими на переговоры, за счет суточных либо собственных средств. Если подобные расходы все-таки произведены за счет средств организации, то они не могут рассматриваться в качестве представительских, поскольку питание в таких случаях предоставляется не в рамках официальных встреч, и следовательно, эти затраты учесть при исчислении налога на прибыль нельзя. Аналогичное мнение высказано в Письме УФНС по г. Москве от 16.05.2006 N 20-12/41851.
Нельзя учесть в составе представительских расходов затраты на оплату проживания участников иностранной делегации на том основании, что данный вид расходов не предусмотрен п. 2 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина РФ от 16.04.2007 N 03-03-06/1/235).
Много вопросов возникает по поводу правомерности отнесения к представительским расходам затрат по приобретению спиртных напитков при организации официального приема. В Письме Минфина РФ от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136 по этому поводу разъяснено, что расходы на приобретение продуктов питания для организации официального приема, в том числе спиртных напитков, можно отнести к представительским расходам. Однако при этом сумма затрат на спиртные напитки должна быть ограничена размерами, установленными обычаями делового оборота (Письмо Минфина РФ от 19.11.2004 N 03-03-01-04/2/30). Согласно ст. 5 ГК РФ обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством (независимо от того, зафиксировано оно в каком-либо документе или нет).
Судьи ФАС СЗО в Постановлении от 31.05.2004 N А56-34683/03 также придерживаются мнения, что затраты, связанные с приобретением алкогольной продукции, можно включать в состав представительских расходов, так как Налоговым кодексом не определен перечень продуктов и напитков, затраты на которые не могут включаться в состав представительских расходов.
В целях обоснования расходов на алкогольную продукцию при проведении официального приема рекомендуем утвердить нормы расходов на нее.

Документальное оформление
затрат на официальный прием

При определении налоговой базы по налогу на прибыль представительские расходы могут быть учтены, если они не только обоснованы, но и документально подтверждены налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ). То есть все произведенные расходы нужно подтвердить первичными документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
На основании п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" документы должны быть составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если какой-либо формы в них нет, то организация имеет право разработать ее самостоятельно. Однако документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование;
- дату составления;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи этих лиц.
Следовательно, если документ, составленный в произвольной форме, не содержит обязательных реквизитов, то его нельзя считать оправдательным документом, подтверждающим представительские расходы.
После официального приема лицо, ответственное за проведение представительских мероприятий, должно представить отчет с приложением всех первичных документов, подтверждающих расходы на официальный прием, понесенные организацией на официальный прием. Укажем, какими документами можно подтвердить те или иные затраты.
Расходы по проведению официального приема в ресторане, кафе, баре и так далее могут быть подтверждены счетом, счетом-заказом и другими документами, выданными предприятием общественного питания. В том случае, если с предприятием общественного питания заключается договор на проведение официального приема, документальным подтверждением осуществления представительских расходов будут служить договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура.
При приобретении подотчетными лицами продуктов питания для проведения официального приема подтверждающими документами считаются чек ККТ, товарный чек, товарная накладная.
Для подтверждения транспортных расходов, осуществляемых сторонней организацией, нужно иметь договор, двусторонний акт об оказании транспортных услуг, счет-фактуру на сумму оказанных транспортных услуг. Если для транспортировки официальных лиц организация использует свой транспорт, то следует заручиться путевыми листами автомобилей, задействованных в этом мероприятии, и авансовыми отчетами водителей на приобретение ГСМ с приложением чеков АЗС.
Если при приеме иностранных делегаций организация воспользовалась услугами переводчиков, не состоящих в штате, то нужно иметь договор на оказание услуг, заключенный с индивидуальным предпринимателем или со специализированной организацией, и акт об оказании услуг.
Помимо первичной учетной документации в целях документального подтверждения представительских расходов Минфин в Письме от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807 рекомендует оформлять также внутренние организационно-распорядительные документы, к которым, в частности, относятся:
- приказ руководителя учреждения об осуществлении расходов на представительские цели;
- смета представительских расходов;
- отчет по проведенным представительским мероприятиям.
В приказе следует указать направление приглашения на официальный прием представителей других учреждений, а также обозначить цель их прибытия. В составленной принимающей стороной программе официального приема нужно отразить место и сроки проведения, количество приглашенных лиц и лиц принимающей стороны, темы переговоров. Однако ФАС УО в Постановлении от 07.09.2005 N Ф09-3872/05-С7 пришел к выводу, что налоговое законодательство не требует обязательного включения в перечень документов, подтверждающих осуществление представительских расходов, поименного списка представителей организаций - участников переговоров и программы проведения деловой встречи. По мнению автора, предусмотреть такую информацию в документации не будет лишним.
Впрочем, довольно часто налоговые органы исключают из состава расходов при исчислении налога на прибыль представительские расходы в связи с отсутствием результатов переговоров с представителями других организаций. С этим не соглашаются судьи. Пример тому - решение, принятое ФАС ПО в Постановлении от 29.03.2005 N А12-18384/04-С36. Судьи отметили, что результаты переговоров, подписанные договоры и соглашения, программа переговоров, а также перечень решаемых вопросов, на отсутствие которых ссылается налоговый орган, не относятся к первичным учетным документам и их наличие не является обязательным условием для подтверждения налогоплательщиком фактически произведенных затрат.
В Постановлении ФАС УО от 17.06.2004 N Ф09-2441/04-АК еще указано, что ссылка налогового органа на отсутствие связи спорных затрат с конкретными доходами не принимается, так как с учетом характера управленческих расходов они не могут быть связаны с определенным доходом, как, например, материальные, то есть достаточно того, что они есть в принципе в соответствующем размере. В общем, если судить по приведенной арбитражной практике, безрезультатность переговоров не влияет на включение затрат на организацию переговоров в состав представительских расходов.
По мнению автора, несмотря на принятые арбитражными судами решения, все же не будет лишним приложить отчет о переговорах, в котором следует отразить результаты, достигнутые в ходе этих встреч (заключены договоры, контракты, подписаны предварительные соглашения или иные документы), это позволит организации избежать придирок со стороны налоговых органов.

Как зависит порядок признания затрат на официальный прием при исчислении налога на прибыль от метода признания расходов?
При применении метода начисления датой признания представительских расходов является день утверждения акта о списании представительских расходов на официальный прием представителей.
Организации, использующие кассовый метод, учитывают расходы для целей исчисления налога на прибыль в том периоде, когда они были фактически оплачены (ст. 273 НК РФ). Напомним, что использовать этот метод могут только те организации, у которых сумма выручки от реализации товаров, работ, услуг без НДС за предыдущие четыре квартала не превысила в среднем 1 000 000 руб. за каждый квартал.

Размер представительских расходов,
учитываемый при расчете налога на прибыль

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ в отчетном (налоговом) периоде величина признаваемых представительских расходов не должна превышать 4% от суммы расходов организации на оплату труда за указанный период.
В соответствии с п. 7 ст. 274 и ст. 315 НК РФ при расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода, которым признается календарный год. Следовательно, в течение налогового периода сумма расходов на оплату труда в целях обложения налогом на прибыль будет увеличиваться. Значит, будет изменяться и предельный размер представительских расходов, который может быть учтен в целях налогообложения. В результате сумма представительских расходов, не учтенная в одном из отчетных периодов, может быть принята в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль либо полностью, либо частично в другом отчетном периоде.
По окончании налогового периода представительские расходы в части, превышающей предельные размеры, предусмотренные п. 2 ст. 264 НК РФ, не учитываются при расчете налога на прибыль.
В бюджетную организацию прибыла иностранная делегация для установления сотрудничества в области научных исследований. При проведении переговоров были произведены следующие расходы за счет средств от приносящей доход деятельности:
- оплата услуг общественного питания на официальный прием - 14 160 руб., в том числе НДС 18% - 2 160 руб.;
- оплата транспортных услуг по доставке участников переговоров к месту проведения мероприятия - 1 770 руб., в том числе НДС 18% - 270 руб.;
- оплата услуг переводчика - 2 500 руб. без НДС;
- оплата алкогольной продукции - 3 000 руб.
В ходе переговоров было достигнуто соглашение и заключен контракт на научные разработки (льгота по обложению НДС - пп. 16 п. 3 ст. 149 НК РФ). За отчетный период расходы по оплате труда составили 450 000 руб.
Представительские расходы составили 21 430 руб. (14 160 + 1 770 + 2 500 + 3 000).
Норматив представительских расходов равен 18 000 руб. (450 000 руб. х 4%)
Таким образом, организация учтет при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль за отчетный период сумму представительских расходов в размере 18 000 руб. Остальная часть представительских расходов - 3 430 руб. - будет учтена в следующих отчетных периодах.

Ю. Васильев
д.э.н. генеральный директор КГ "Аюдар",
автор книги "Годовой отчет
для бюджетных организаций - 2008"

"Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12 декабрь 2008 г.


Copyright 2010 Бухгалтерия в вопросах и ответах. All rights reserved. При использовании материалов сайта активная гипер ссылка  обязательна!
Директ:

Бухгалтерский учет:

Счета бухгалтерского учета:

Бухгалтерский учет отдельных операций:

Прочие вопросы:

Вопросы о налогах и сборах

Налог на добавленную стоимость (НДС):

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ), подоходный налог:

Другое:

Прочие вопросы налогообложения:

Эта информация вам будет интересна:
 



Rambler's Top100

Политика конфиденциальности:
Политика конфиденциальности
Вопрос - ответ: Налог на прибыль организаций
Страница >> 1 >> 2 >> 3 >> 4 >> 5 >> 6 >> 7 >> 8 >> 9 >> 10 >> 11 >> 12 >>
13 >> 14 >> 15 >> 16 >> 17 >> 18 >> 19 >> 20 >>
Бухгалтерия в вопросах и ответах!