8.24. Документооборот по продажам

В процессе ведения хозяйственной деятельности производственные организации могут продавать свою готовую продукцию не только оптовым покупателям, но и осуществлять ее продажу через розничную торговую сеть. Наличие на балансе организации собственного торгового подразделения означает, что организация помимо своей основной деятельности осуществляет еще и торговую деятельность, которая имеет свои характерные особенности, касающиеся, в том числе, и документооборота по продажам, о котором мы и поговорим далее.
Начнем с того, что продажа готовой продукции через собственное торговое подразделение представляет не что иное, как одну из форм реализации своей готовой продукции покупателям. Такая форма продажи является очень удобной и для покупателей товаров и для их производителей. Первая категория субъектов имеет возможность приобрести товар по более низкой цене, вторая - получает дополнительную возможность по расширению рынка сбыта своей продукции. Однако торговать в своем торговом подразделении исключительно собственной продукцией зачастую сложно, поэтому расширение ассортимента продаваемых товаров производится путем приобретения и иных товаров у других поставщиков.
Практика ведения деятельности многопрофильными фирмами показывает, что последние зачастую неверно отражают такие операции в бухгалтерском и налоговом учете, используя исключительно торговую схему, при которой и собственная продукция, поступающая в магазин (торговый дом или иное структурное подразделение), и покупные товары отражаются на счете 41 "Товары". Применение данной схемы учета является ошибочным, так как ее использование возможно только в части покупных товаров. Это следует из Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина Российской Федерации от 28 декабря 2001 года N 119н (далее - Методические указания).
Как указано в пункте 219 Методических указаний, бухгалтерский учет движения готовой продукции в подразделениях, осуществляющих торговую деятельность, ведется по счету "Готовая продукция", к которому производственной организации следует открыть отдельный субсчет, например, "Готовая продукция, переданная в торговое подразделение". Передача готовой продукции со склада организации в торговое подразделение оформляется как внутреннее перемещение и учитывается по счету "Готовая продукция". Списание готовой продукции из основной деятельности организации, а также принятие ее на учет в торговом подразделении производится по фактической себестоимости.
Кроме того, запрет на использование торговой схемы следует и из Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 31 октября 2000 года N 94н (далее - План счетов).
В соответствии с Планом счетов счет 41 "Товары" используется для обобщения информации о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи. В основном этот счет применяется организациями, осуществляющими торговую деятельность, а также фирмами, оказывающими услуги общественного питания. В производственных же компаниях счет 41 "Товары" применяется в тех случаях, когда какие-либо изделия, материалы, продукты приобретаются специально для продажи или когда стоимость готовых изделий, приобретаемых для комплектации, не включается в себестоимость проданной продукции, а подлежит возмещению покупателями отдельно.
Итак, особенностью торговли собственной продукцией в торговом подразделении производственной фирмы, является то, что ее учет ведется не на счете 41 "Товары", а на отдельном субсчете, открываемом к балансовому счету 43 "Готовая продукция". Эта специфика накладывает и свой отпечаток на документальное оформление операций по продаже товаров.
Напомним читателю, что в соответствии с нормами бухгалтерского законодательства любая организация обязана подтверждать свои хозяйственные операции первичными учетными документами. Такое правило установлено статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) и является обязательным для всех российских организаций.
При этом заметим, что по общему правилу, для этих целей организации обязаны применять унифицированные формы первичной учетной документации, разработанные и утвержденные Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Минфином Российской Федерации и Минэкономики Российской Федерации. И только в случае отсутствия типовых форм первичных учетных документов, организации могут использовать самостоятельные формы первичных документов, при условии, что они содержат все реквизиты, относимые Законом N 129-ФЗ в состав обязательных, а их использование закреплено в учетной политике компании.
Заметим, что аналогичного мнения придерживаются и налоговые органы, о чем свидетельствует Письмо УФНС Российской Федерации по городу Москве от 16 августа 2006 года N 20-12/72393.
Особо Обращаем ваше внимание на то, что первичные учетные документы могут приниматься к учету организациями только при условии заполнения всех обязательных реквизитов, в противном случае, это может вызвать нарекания со стороны налоговиков. И хотя зачастую суды признают такие нарушения малозначительными, рекомендуем подходить к заполнению реквизитов первичных документов очень внимательно, так как наличие большого количества судебных разбирательств по этому вопросу свидетельствует о том, что такие претензии налоговых органов встречаются очень часто.
Так, например, в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 19 января 2006 года N А74-2150/05-Ф02-6972/05-С1 суд рассматривал дело, в котором налоговый орган пытался доказать, что такие незаполненные реквизиты товарной накладной N ТОРГ-12, как номер документа и дата его составления не дают оснований налогоплательщику принять приобретенные товары к учету. Исследовав материалы дела, судьи пришли к выводу, что данные обязательные реквизиты товарной накладной формы N ТОРГ-12 не влияют на подтверждение факта отгрузки товара продавцом, поэтому товарная накладная, оформленная с незначительными нарушениями, может служить у покупателя основанием для принятия товара к учету.
Аналогичная точка зрения высказана арбитрами и в Постановлении ФАС Московского округа от 16 мая 2008 года N КА-А40/4148-08 по делу N А40-12732/07-90-60, в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 20 марта 2008 года N А19-7376/07-30-41-Ф02-994/08 по делу N А19-7376/07-30-41, в Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 10 июня 2008 года N Ф08-3263/2008 по делу N А53-506/2008-С5-27 и других.
Тем не менее, несмотря на кажущуюся лояльность арбитров, следует помнить о том, что если дефект заполнения первичного документа значителен, то неприятностей фирме не избежать, в этом случае, не поможет и судебное разбирательство. В качестве доказательства можно привести Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 6 марта 2008 года N А19-12655/07-51-Ф02-736/08 по делу N А19-12655/07-51, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 ноября 2007 года по делу N А13-12660/2006 и другие.
Торговля, как известно, представляет собой процесс продажи товаров и оказание услуг покупателям, следовательно, основными операциями, осуществляемыми торговым подразделением с товарами, как с самостоятельно изготовленными, так и приобретенными у других поставщиков, конечно же, являются операции по приемке товаров и их продаже.
Как уже было отмечено, передача готовой продукции внутри производственной организации в торговое подразделение рассматривается как ее внутреннее перемещение, в связи с чем документальное оформление передачи готовой продукции оформляется посредством выписки требования-накладной (формы N М-11), утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 30 октября 1997 года N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве" (далее - Постановление N 71а).
Продажа готовой продукции и передача ее покупателям оформляется посредством накладной на отпуск материалов на сторону формы N М-15, утвержденной также Постановлением N 71а.
Если при приемке готовой продукции в магазине, торговом доме или ином структурном подразделении, осуществляющем торговую деятельность, работники магазина выявили бракованную продукцию, то торговое подразделение должно актировать такую поставку и вернуть некачественную продукцию на склад организации. Оформление возврата бракованных товаров, по мнению автора, следует производить также с использованием накладной формы N М-11.
Приемка товаров в торговое подразделение от иных поставщиков производится на основании товаросопроводительных документов, предусмотренных условиями поставки товаров, а также правилами перевозки грузов. В качестве товаросопроводительных документов могут выступать:
- товарные накладные формы N ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций" (далее - Постановление N 132);
- товарно-транспортные накладные формы N 1-Т, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте". Товарно-транспортная накладная используется в том случае, если товар доставляется в торговое подразделение автомобильным транспортом.
- если товар доставляется по железной дороге, то в качестве товаросопроводительного документа выступает железнодорожная накладная, форма которой утверждена Приказом МПС Российской Федерации от 18 июня 2003 года N 39 "Об утверждении правил заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом", к которой могут прикладываться спецификации и упаковочные листы, о чем в самой накладной делается специальная отметка. Если товар поступает в железнодорожном контейнере, то используется "Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере". При доставке товаров морским транспортом оформляется коносамент.
Справедливости ради отметим, что в случае продажи товаров через собственное структурное торговое подразделение производственной организации использование железнодорожного и иных видов транспорта встречается крайне редко.
Если поступивший товар не содержит качественных или количественных расхождений, то принятие товаров на учет в торговом подразделении производится путем составления акта формы N ТОРГ-1, утвержденной Постановлением N 132.
При выявлении количественных или качественных расхождений по поступившему товару, сотрудники торгового подразделения, как и в обычной торговой организации, должны актировать такую поставку. Актирование товаров производится путем составления акта формы N ТОРГ-2, утвержденной Постановлением N 132, который в дальнейшем служит юридическим основанием для выставления претензии поставщику или перевозчику.
Отметим, что использование акта N ТОРГ-3 здесь вряд ли возможно, так как все-таки речь идет не о "традиционном" продавце, который может работать с иностранными поставщиками товаров, а о собственном торговом подразделении производственной организации.
Особо обращаем ваше внимание на то, что в случае нарушения правил приема и сроков приема товаров организация лишается возможности предъявления претензий поставщикам или транспортным организациям при недостаче или снижении качества товаров.
Подтверждает это и правоприменительная практика. Так в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 24 марта 2008 года по делу N А56-33481/2006 суд удовлетворил иск о взыскании задолженности с ответчика по договору поставки в полном объеме. При этом арбитры отклонили доводы ответчика о поставке некачественного товара, так как ответчик не представил доказательств направления истцу претензий по количеству и качеству товара.
Документальное оформление продажи готовой продукции через собственное торговое подразделение производится в производственных организациях с помощью таких первичных учетных документов как "Товарный отчет" и "Ведомость движения готовой продукции и товаров", формы которых приведены в Приложении N 5 Методических указаний. Товарный отчет состоит из двух разделов, а именно:
- раздела "А", в котором отражается движение готовой продукции, переданной для реализации в магазин и покупных товаров;
- раздела "Б", в котором отражается движение наличных денежных средств.
Составляется товарный отчет в двух экземплярах. Причем его составлением может заниматься заведующий торговым подразделением, продавец или иное материально ответственное лицо. Составление товарного отчета производится за определенный период времени, который не должен превышать один календарный месяц. Обычно устанавливается подекадная периодичность составления товарного отчета.
В разделе "А" товарного отчета материально ответственное лицо отражает остатки и движение готовой продукции и покупных товаров в количественном выражении, с указанием наименований, номеров и дат приходных и расходных документов, а также показатели "Расход" и "Остаток на конец месяца" в продажных ценах.
При наличии соответствующих операций в свободных строках раздела "А" отражаются:
а) в подразделе "Приход" - поступления готовой продукции со
склада своей организации, а также товаров от других поставщиков;
б) в подразделе "Расход" - продажа готовой продукции, товаров
за наличный расчет, с рассрочкой платежа, по чекам и так далее.
В разделе "Б" отражаются источники поступления и выбытия наличных денег, в частности: выручка от продажи собственной продукции и товаров, сдача денег в кассу своей организации, инкассаторской службе. Кроме того, здесь же отражаются недостачи и излишки наличных денежных средств.
Заполненный товарный отчет вместе с приходными и расходным документами представляется материально ответственным лицом в бухгалтерскую службу организации на проверку. Причем сделать это нужно в сроки, установленные графиком документооборота, утвержденным в компании. После проверки бухгалтер принимает отчет, о чем делается соответствующая отметка на обоих экземплярах отчета. Первый экземпляр отчета с документами остается в бухгалтерии организации, второй экземпляр отчета возвращается материально ответственному лицу.
В случае если при проверке отчета в нем были обнаружены ошибки, то исправления вносятся также в оба экземпляра отчета.
Материально ответственное лицо должно ознакомиться со всеми изменениями, внесенными в отчет бухгалтерией и заверить их своей подписью, подтвердив тем самым исправленные суммы остатка готовой продукции, товаров и наличных денежных средств на конец отчетного периода.
Затем бухгалтер в разделе "А" товарного отчета должен заполнить графы "По фактической себестоимости", причем как в отношении своей продукции, так и в отношении покупных товаров, после чего данные товарного отчета отражаются в соответствующих бухгалтерских регистрах.
"Ведомость движения готовой продукции и товаров" является приложением к товарному отчету. В ней отражаются поступления (приход) и расход готовой продукции и товаров, с указанием их наименований, отличительных признаков и номенклатурных номеров (если они имеются), единицы измерения, количества, цены и суммы по продажным ценам (включая НДС). Если приход или расход готовой продукции и товаров оформлен документами с отражением вышеуказанных показателей, они в ведомости могут отражаться с указанием только общих (итоговых) сумм.
В ведомости итоговые суммы указываются отдельно по приходу и расходу.
Данные по фактической себестоимости и (или) покупным ценам заполняются отделом торговли или бухгалтерской службой организации.

Copyright 2010 Бухгалтерия в вопросах и ответах. All rights reserved. При использовании материалов сайта активная гипер ссылка  обязательна!
Директ:

Бухгалтерский учет:

Счета бухгалтерского учета:

Бухгалтерский учет отдельных операций:

Прочие вопросы:

Вопросы о налогах и сборах

Налог на добавленную стоимость (НДС):

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ), подоходный налог:

Другое:

Прочие вопросы налогообложения:

Эта информация вам будет интересна:
 


Rambler's Top100

Интересную информацию можно подчерпнуть здесь:
Бухгалтерия в вопросах и ответах!
Торговля. Энциклопедия.