8.20. Заказ, отборочный лист, спецификация

Основным видом деятельности торговых компаний является продажа товаров, приобретенных ими для перепродажи. Причем торговля, как таковая, может быть оптовой или розничной, все зависит от цели использования товара, приобретаемого покупателем. Если товар приобретается для использования в предпринимательской или иной деятельности, то такая торговля квалифицируется как оптовая, если же товар приобретается для личных нужд покупателя, не связанных с предпринимательством, то имеет место розница. И тот, и другой вид торговли имеют ряд специфических особенностей, к числу которых можно отнести и документальное оформление операций, совершаемых с товаром. Заказ - отборочный лист и спецификация представляют собой первичные документы, используемые для оформления операций, совершаемых в оптовой торговле. О них мы и поговорим далее.
Гражданско-правовые отношения, связанные с куплей-продажей товаров, регулируются положениями главы 30 "Купля-продажа" Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ). Причем основным видом хозяйственного договора, используемого в оптовой торговле, является договор поставки, который в свою очередь представляет разновидность договора купли-продажи.
Напомним, что в соответствии с договором поставки продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок (сроки) закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.
В процессе выполнения своих договорных обязательств продавец осуществляет отгрузку товара, определенного договором.
По общему правилу, вытекающему из статьи 4 Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) торговые организации в обязательном порядке ведут бухгалтерский учет всех осуществляемых ими операций. Как следует из статьи 9 Закона N 129-ФЗ основой для ведения бухгалтерского (как впрочем, и налогового) учета являются первичные учетные документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций. Причем, по общему правилу, содержащемуся в пункте 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ, для этих целей организации используют типовые формы первичной учетной документации, разработанные и утвержденные в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Применять самостоятельно разработанные формы первичных бухгалтерских документов организации вправе только тогда, когда отсутствует унифицированная форма требуемого документа. При этом к самостоятельно разработанным формам "первички" бухгалтерское законодательство предъявляет определенные требования, а именно: в таких формах должны присутствовать все реквизиты, относимые Законом N 129-ФЗ в состав обязательных, а их использование должно быть предусмотрено учетной политикой компании.

Обратите внимание!
Первичные бухгалтерские документы, как и другие виды официальных документов, обладают юридической силой только в том случае, если они составлены по соответствующей форме, реквизиты документа заполнены, а свободные строки прочеркнуты, документ заверен в надлежащем порядке, а в необходимых случаях и скреплен печатью.
Поэтому организация должна соблюдать все требования, предъявляемые к правилам составления официальных документов и порядку их оформления.
Напоминаем, что общие требования к оформлению документов и основы организации работы с документами определяются Государственным Стандартом Российской Федерации "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003", утвержденным Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года N 65-ст (далее - ГОСТ 6.30-2003).
Так как рекомендации указанного ГОСТа носят универсальный характер, то, по мнению автора, ими можно руководствоваться не только при составлении документов организационно-распорядительного характера, но и других, в том числе и бухгалтерских первичных документов.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, применяемые торговыми фирмами с 1 января 1999 года, утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года N 132 (далее - Постановление N 132).
Для документального оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации Постановлением N 132 предусмотрена товарная накладная формы N ТОРГ-12. Именно этим документом оптовый продавец оформляет продажу товаров покупателю.
Как следует из Указаний по применению формы N ТОРГ-12, составляется данный документ материально ответственным сотрудником организации-продавца в момент отгрузки товара в двух экземплярах. Один экземпляр накладной остается в организации, продающей товар, и является основанием для его списания, а второй передается в организацию, получающую товар, и служит основанием для принятия ценностей на учет.
Так как место нахождения организации-продавца, как правило, не совпадает с местом нахождения покупателя, то стороны договора поставки предусматривают в соглашении, каким образом товар будет доставлен покупателю.
Статьей 510 ГК РФ определено, что если договором поставки не предусмотрена выборка товаров покупателем или получателем товаров, то обязанность по доставке товаров до покупателя лежит на поставщике. Если товар доставляется поставщиком автомобильным транспортом, то отгрузка товара оформляется двумя документами: товарной накладной N ТОРГ-12 и товарно-транспортной накладной (далее - ТТН) формы N 1-Т, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".
Однако основанием для выписки N ТОРГ-12 и ТТН выступает специальный документ "Заказ-отборочный лист" формы N ТОРГ-8, применяемый в оптовой торговле для отбора товаров, подлежащих передаче в соответствии с условиями договора. Как правило, N ТОРГ-8 заполняется менеджером торговой организации в одном экземпляре, после чего заказ-отборочный лист передается на склад для исполнения. Иначе говоря, форма N ТОРГ-8 функционально исполняет роль заявки на подбор товара. Причем конструкция формы документа построена таким образом, что расчеты в нем ведутся по отдельным группам товаров, что позволяет в свою очередь вычислять торговую скидку по группам товаров. Как и все остальные виды первичных учетных документов N ТОРГ-8 может составляться на бумажных или машинных носителях. Однако в связи с тем, что организация электронного документооборота в фирме пока вызывает у многих определенные трудности (в том числе и финансовые), обычно используется бумажный вариант документа.
На основании N ТОРГ-8 складские работники осуществляют подбор необходимого товара. Подписывается N ТОРГ-8 тремя лицами, а именно: сотрудником, принявшим заказ, сотрудником склада, подбирающим товар, а также заведующим складом.
Рассмотрим на примере, как заполняется форма N ТОРГ-8.

Унифицированная форма N ТОРГ-8
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 25 декабря 1998 г. N 132

                                                                -----------¬
                                                                ¦   Код    ¦
                                                                +----------+
                                                  Форма по ОКУД ¦ 0330208  ¦
                                                                +----------+
ООО "Альянс" г. Омск ул. 2-я Совхозная 6, тел. 35-76-13  по ОКПО¦          ¦
---------------------------------------------                   +----------+
      организация, адрес, телефон, факс                         ¦          ¦
                 Склад N 4                                      ¦          ¦
---------------------------------------------                   +----------+
           структурное подразделение                            ¦          ¦
                                            Вид деятельности по ¦          ¦
                                                           ОКДП ¦  ххххх   ¦
                                                        --------+----------+
Основание   Заявка детского сада "Солнышко"             ¦номер  ¦     5    ¦
          ------------------------------------          +-------+----------+
                 наименование документа                 ¦дата   ¦21.12.2009¦
                                                        L-------+----------+
                                                    Вид операции¦    хх    ¦
                                                                L-----------

                                           ------------T----------------¬
                                           ¦   Номер   ¦      Дата      ¦
                                           ¦ документа ¦  составления   ¦
                                           +-----------+----------------+
                                           ¦    53     ¦   22.12.2009   ¦
                                           L-----------+-----------------

                          Заказ-отборочный лист

Поставщик         ООО "Альянс" г. Омск ул. 2-я Совхозная 6, тел. 35-76-13
                 ---------------------------------------------------------
                              организация, адрес, телефон, факс

Грузоотправитель  ООО "Альянс" г. Омск ул. 2-я Совхозная 6, тел. 35-76-13
                 ---------------------------------------------------------
                              организация, адрес, телефон, факс

Грузополучатель  ООО "Солнышко", г. Омск ул. 4-ая Челюскинцев 85, 61-48-34
                 ---------------------------------------------------------
                              организация, адрес, телефон, факс

Плательщик       ООО "Солнышко", г. Омск ул. 4-ая Челюскинцев 85, 61-48-34
                 ---------------------------------------------------------
                              организация, адрес, телефон, факс

--------T---------------------T------------------T-----------------T-----T--------T--------T------------------T-------¬
¦ Номер ¦       Товар         ¦     Единица      ¦    Количество   ¦Цена,¦Торговая¦  Сумма ¦        НДС       ¦ Сумма ¦
¦  по   ¦                     ¦    измерения     ¦  (масса нетто)  ¦ руб.¦скидка, ¦   без  ¦                  ¦   с   ¦
¦порядку+--------------T------+------------T-----+--------T--------+ коп.¦   %    ¦  учета +---------T--------+ учетом¦
¦       ¦ наименование ¦ код  ¦наименование¦ код ¦заказано¦отпущено¦     ¦        ¦   НДС, ¦ставка, %¦ сумма, ¦  НДС, ¦
¦       ¦              ¦      ¦            ¦ по  ¦        ¦        ¦     ¦        ¦   руб. ¦         ¦  руб.  ¦  руб. ¦
¦       ¦              ¦      ¦            ¦ОКЕИ ¦        ¦        ¦     ¦        ¦   коп. ¦         ¦  коп.  ¦  коп. ¦
+-------+--------------+------+------------+-----+--------+--------+-----+--------+--------+---------+--------+-------+
¦   1   ¦       2      ¦  3   ¦     4      ¦  5  ¦   6    ¦   7    ¦  8  ¦    9   ¦   10   ¦    11   ¦  12    ¦  13   ¦
+-------+--------------+------+------------+-----+--------+--------+-----+--------+--------+---------+--------+-------+
¦   1   ¦Мука пшеничная¦929305¦    кг      ¦ 166 ¦  200   ¦  200   ¦17-00¦   2    ¦3332-00 ¦   10    ¦ 333-20 ¦3665-20¦
¦       ¦высший сорт   ¦      ¦            ¦     ¦        ¦        ¦     ¦        ¦        ¦         ¦        ¦       ¦
+-------+--------------+------+------------+-----+--------+--------+-----+--------+--------+---------+--------+-------+
¦   2   ¦Крупа манная  ¦929420¦    кг      ¦ 166 ¦  100   ¦  100   ¦10-00¦   1    ¦ 990-00 ¦   10    ¦ 99-00  ¦1089-00¦
+-------+--------------+------+------------+-----+--------+--------+-----+--------+--------+---------+--------+-------+
¦   3   ¦Молоко сгущен-¦922095¦    шт.     ¦ 796 ¦  90    ¦  90    ¦29-00¦   3    ¦2531-70 ¦   18    ¦ 455-71 ¦2987-41¦
¦       ¦ное           ¦      ¦            ¦     ¦        ¦        ¦     ¦        ¦        ¦         ¦        ¦       ¦
+-------+--------------+------+------------+-----+--------+--------+-----+--------+--------+---------+--------+-------+
¦       ¦              ¦      ¦            ¦  и  ¦        ¦        ¦     ¦        ¦        ¦         ¦        ¦       ¦
¦       ¦              ¦      ¦            ¦т.д. ¦        ¦        ¦     ¦        ¦        ¦         ¦        ¦       ¦
L-------+--------------+------+------------+-----+--------+--------+-----+--------+--------+---------+--------+-------+
                                            Итого¦  390   ¦  390   ¦  Х  ¦    Х   ¦6853,70 ¦    Х    ¦ 887-91 ¦7741-61¦
                                                 L--------+--------+-----+--------+--------+---------+--------+--------

Оборотная сторона формы N ТОРГ-8

--------T------------------T------------------T-----------------T-----T--------T--------T------------------T-------¬
¦ Номер ¦      Товар       ¦ Единица измерения¦   Количество    ¦Цена,¦Торговая¦ Сумма  ¦        НДС       ¦ Сумма ¦
¦  по   +------------T-----+------------T-----+  (масса нетто)  ¦ руб.¦скидка, ¦  без   +---------T--------+   с   ¦
¦порядку¦наименование¦ код ¦наименование¦ код +--------T--------+ коп.¦   %    ¦  НДС,  ¦ставка, %¦ сумма, ¦  НДС, ¦
¦       ¦            ¦     ¦            ¦  по ¦заказано¦отпущено¦     ¦        ¦  руб.  ¦         ¦  руб., ¦  руб. ¦
¦       ¦            ¦     ¦            ¦ ОКЕИ¦        ¦        ¦     ¦        ¦  коп.  ¦         ¦  коп.  ¦  коп. ¦
+-------+------------+-----+------------+-----+--------+--------+-----+--------+--------+---------+--------+-------+
¦   1   ¦     2      ¦  3  ¦     4      ¦  5  ¦   6    ¦   7    ¦  8  ¦    9   ¦   10   ¦   11    ¦   12   ¦  13   ¦
+-------+------------+-----+------------+-----+--------+--------+-----+--------+--------+---------+--------+-------+
¦       ¦            ¦     ¦            ¦     ¦        ¦        ¦     ¦        ¦        ¦         ¦        ¦       ¦
+-------+------------+-----+------------+-----+--------+--------+-----+--------+--------+---------+--------+-------+
¦       ¦            ¦     ¦            ¦     ¦        ¦        ¦     ¦        ¦        ¦         ¦        ¦       ¦
+-------+------------+-----+------------+-----+--------+--------+-----+--------+--------+---------+--------+-------+
¦       ¦            ¦     ¦            ¦     ¦        ¦        ¦     ¦        ¦        ¦         ¦        ¦       ¦
+-------+------------+-----+------------+-----+--------+--------+-----+--------+--------+---------+--------+-------+
¦       ¦            ¦     ¦            ¦  и  ¦        ¦        ¦     ¦        ¦        ¦         ¦        ¦       ¦
¦       ¦            ¦     ¦            ¦ т.д.¦        ¦        ¦     ¦        ¦        ¦         ¦        ¦       ¦
L-------+------------+-----+------------+-----+--------+--------+-----+--------+--------+---------+--------+-------+
                                         Итого¦   *    ¦   *    ¦  Х  ¦    Х   ¦   *    ¦    Х    ¦   *    ¦   *   ¦
                                              +--------+--------+-----+--------+--------+---------+--------+-------+
                                      Всего по¦        ¦        ¦     ¦        ¦        ¦         ¦        ¦       ¦
                                        заказу¦  390   ¦  390   ¦  Х  ¦    Х   ¦6853,70 ¦    Х    ¦ 887-91 ¦7741-61¦
                                              L--------+--------+-----+--------+--------+---------+--------+--------

Заказ принял       Товаровед             Плетнева        Г.Д. Плетнева
             ------------------------- ------------ ---------------------
                    должность             подпись         расшифровка
                                                            подписи
Заказал             Менеджер             Кравчук         О.И. Кравчук
             ------------------------- ------------ ---------------------
                    должность             подпись         расшифровка
                                                            подписи
Заведующий                                Глушко         Е.Н. Глушко
складом                                ------------ ---------------------
                                          подпись         расшифровка
                                                            подписи

Обращаем ваше внимание на то, что по общему правилу, закрепленному в статье 481 ГК РФ, продавец обязан передать покупателю товар в таре и (или) упаковке. Исключение составляют лишь товары, которые по своему характеру не требуют затаривания и (или) упаковки.
Если товар передается в закрытой таре, то организация-продавец должна на каждое отдельное место (ящик, тюк, коробку, контейнер) выписать специальный документ - "Упаковочный ярлык" формы N ТОРГ-9, причем в трех экземплярах. Один экземпляр N ТОРГ-9 вкладывается вместе с товаром в тару (упаковку), второй - остается на складе организации-продавца, а третий - подкладывается к товаросопроводительным документам, передаваемым покупателю.
Иной порядок оформления применяется при поящичной спецификации товаров. В этом случае вместо третьего экземпляра N ТОРГ-9 выписывается "Спецификация" N ТОРГ-10.
Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденных, как и сами формы, Постановлением N 132 определено, что N ТОРГ-10 применяется в тех случаях, когда отфактурованная партия товара упаковывается в ящики, бочки и тому подобное. Выписывается спецификация N ТОРГ-10 в двух экземплярах материально ответственным лицом торговой организации, отпускающим товар со склада. Один экземпляр вместе с остальными товаросопроводительными документами передается покупателю товара, а второй - остается в организации, продающей товар.
В N ТОРГ-10 перечисляется каждое отдельное место с товаром с указанием его массы брутто, причем масса тары проставляется отдельно. Тара, отпущенная с товаром по этой спецификации, указывается на оборотной стороне документа.
Вначале спецификацию N ТОРГ-10 подписывает материально ответственное лицо, отпускающее товар со склада. После того, как упакованный товар передан водителю или экспедитору по количеству мест или массе брутто, бланк спецификации подписывают лица, получившие товар.
Покажем заполнение формы N ТОРГ-10 на примере.

Пример
Предположим, что поставка товара по договору, заключенному между ООО "Русский текстиль" и ООО "Все для дома" состоит из 140 комплектов постельного белья (далее - КПБ) 1,5-спальных и 240 комплектов постельного белья 2,0-спальных.
1,5-спальные КПБ упаковываются в картонные коробки в количестве 7 шт.
2,0-спальные КПБ упаковываются в картонные коробки в количестве 6 штук.
Товар со склада отпускается по количеству мест, в связи с чем организация-продавец оформила спецификацию N ТОРГ-10.

Унифицированная форма N ТОРГ-10
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 25 декабря 1998 г. N 132

                                                                --------¬
                                                                ¦  Код  ¦
                                                                +-------+
                                                   Форма по ОКУД¦0330210¦
                                                                +-------+
                                                         по ОКПО¦ ххххх ¦
ООО "Русский текстиль", г. Омск, ул. Семиреченская 219/2        +-------+
                      33-87-19                                  ¦       ¦
--------------------------------------------------------        ¦       ¦
     организация, адрес, номер телефона, факса                  +-------+
                   Склад N 1                                    ¦       ¦
  ------------------------------------------------------        ¦ ххххх ¦
          структурное подразделение                             +-------+
                                       Вид деятельности по ОКДП ¦  ххх  ¦
                                                   Вид операции L--------

                                           ------------T----------------¬
                                           ¦   Номер   ¦      Дата      ¦
                                           ¦ документа ¦  составления   ¦
                                           +-----------+----------------+
                                           ¦   С 524   ¦   11.12.2009   ¦
                                           L-----------+-----------------

                               Спецификация

------T-------------------T------------T--------T----------T------------¬
¦Номер¦Наименование группы¦   Номер    ¦  Вид   ¦Количество¦    Масса   ¦
¦места¦   товара, сорт    ¦упаковочного¦упаковки¦мест, штук+------T-----+
¦     ¦                   ¦   ярлыка   ¦        ¦          ¦брутто¦тара ¦
+-----+-------------------+------------+--------+----------+------+-----+
¦  1  ¦           2       ¦     3      ¦   4    ¦    5     ¦  6   ¦  7  ¦
+-----+-------------------+------------+--------+----------+------+-----+
¦  1  ¦Комплект постельно-¦    524     ¦коробка ¦    20    ¦ 254  ¦  8  ¦
¦     ¦го белья 1,5-спаль-¦            ¦        ¦          ¦      ¦     ¦
¦     ¦ный (арт. 100)     ¦            ¦        ¦          ¦      ¦     ¦
+-----+-------------------+------------+--------+----------+------+-----+
¦  2  ¦Комплект постельно-¦    525     ¦коробка ¦    40    ¦ 500  ¦ 16  ¦
¦     ¦го белья 2,0-спаль-¦            ¦        ¦          ¦      ¦     ¦
¦     ¦ный (арт. 104)     ¦            ¦        ¦          ¦      ¦     ¦
+-----+-------------------+------------+--------+----------+------+-----+
¦     ¦                   ¦            ¦        ¦          ¦      ¦     ¦
+-----+-------------------+------------+--------+----------+------+-----+
¦     ¦                   ¦   и т.д.   ¦        ¦          ¦      ¦     ¦
L-----+-------------------+------------+--------+----------+------+-----+
                                           Итого¦    60    ¦ 754  ¦ 24  ¦
                                                L----------+------+------

Оборотная сторона формы N ТОРГ-10

------T-------------------T------------T--------T----------T------------¬
¦Номер¦Наименование группы¦    Номер   ¦   Вид  ¦Количество¦    Масса   ¦
¦места¦    товара, сорт   ¦упаковочного¦упаковки¦мест, штук+------T-----+
¦     ¦                   ¦   ярлыка   ¦        ¦          ¦брутто¦тара ¦
+-----+-------------------+------------+--------+----------+------+-----+
¦  1  ¦           2       ¦     3      ¦   4    ¦     5    ¦  6   ¦  7  ¦
+-----+-------------------+------------+--------+----------+------+-----+
¦     ¦                   ¦            ¦        ¦          ¦      ¦     ¦
+-----+-------------------+------------+--------+----------+------+-----+
¦     ¦                   ¦            ¦        ¦          ¦      ¦     ¦
+-----+-------------------+------------+--------+----------+------+-----+
¦     ¦                   ¦            ¦        ¦          ¦      ¦     ¦
+-----+-------------------+------------+--------+----------+------+-----+
¦     ¦                   ¦   и т.д.   ¦        ¦          ¦      ¦     ¦
L-----+-------------------+------------+--------+----------+------+-----+
                                           Итого¦    *     ¦  *   ¦  *  ¦
                                                +----------+------+-----+
                           Всего по спецификации¦    60    ¦ 754  ¦ 24  ¦
                                                L----------+------+------

Товар в количестве              шестьдесят                     мест, штук
                   -------------------------------------------
                                   прописью

Масса, брутто              Семьсот пятьдесят четыре            кг
                   -------------------------------------------
                                   прописью

Тара                           Двадцать четыре                 кг
                   -------------------------------------------
                                   прописью

Материально ответственное лицо   Кладовщик     Морозова     А.Н. Морозова
                               ------------- -------------- -------------
                                 должность      подпись      расшифровка
                                                               подписи
Упакованный товар получил:

Водитель                      Евсеев                  А.И. Евсеев
                      ----------------------- ---------------------------
                              подпись             расшифровка подписи

Менеджер (экспедитор)         Петров                  С.Н. Петров
                      ----------------------- ---------------------------
                              подпись             расшифровка подписи


Copyright 2010 Бухгалтерия в вопросах и ответах. All rights reserved. При использовании материалов сайта активная гипер ссылка  обязательна!
Директ:

Бухгалтерский учет:

Счета бухгалтерского учета:

Бухгалтерский учет отдельных операций:

Прочие вопросы:

Вопросы о налогах и сборах

Налог на добавленную стоимость (НДС):

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ), подоходный налог:

Другое:

Прочие вопросы налогообложения:

Эта информация вам будет интересна:
 


Rambler's Top100

Интересную информацию можно подчерпнуть здесь:
Бухгалтерия в вопросах и ответах!
Торговля. Энциклопедия.