8.19. Журнал учета товаров на складе

Товарные запасы представляют собой основной вид активов организаций, занятых торговым бизнесом. Поэтому результаты хозяйственной деятельности любой торговой компании во многом зависят от грамотной организации бухгалтерского учета товаров. В свою очередь организация бухгалтерского учета товаров базируется на порядке ведения складского учета товаров, основными методами которого выступают сортовой и партионный способы учета. Складские операции, как и любые другие факты хозяйственной деятельности организаций, подлежат документальному оформлению. Состав складских документов и порядок их оформления зависит от того, какой метод складского учета используется организацией.
В соответствии с нормами российского бухгалтерского законодательства товары являются частью материально-производственных запасов организации, приобретенных у других субъектов хозяйственной деятельности и предназначенных для перепродажи. На это указано в пункте 5 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 9 июня 2001 года N 44н (далее - ПБУ 5/01). В связи с чем, при учете товаров организации руководствуются не только нормами ПБУ 5/01, но и Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными Приказом Минфина Российской Федерации от 28 декабря 2001 года N 119н (далее - Методические указания).
Как известно, в силу Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-Ф3 "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) торговые организации должны вести синтетический и аналитический учет товаров. Напомним, что в соответствии со статьей 2 Закона N 129-ФЗ под аналитическим учетом понимается учет, который ведется в лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета. Иными словами, именно аналитический учет товаров является основой для ведения синтетического учета товаров.
Как указано в пункте 239 Методических указаний, аналитический учет товаров в бухгалтерской службе ведется в натурально-стоимостном выражении, то есть по наименованиям товаров с их отличительными признаками (марка, артикул, сорт и так далее), по количеству и фактической себестоимости. При ведении натурально-стоимостного учета применяются либо сортовой, либо партионный метод учета товаров. В связи с тем, что темой данного раздела является Журнал учета товаров на складе, мы рассмотрим именно сортовой метод складского учета товаров, так как оформление указанного журнала производится при сортовом методе учета.
Сортовому методу посвящены пункты 136 - 140 Методических указаний, в соответствии с которыми сортовой метод учета предполагает отдельный учет товаров каждого наименования, причем в данном случае не имеет значения время его поступления на склад, а также цена его приобретения. Поступивший товар присоединяется к аналогичному товару, уже имеющемуся на складе. Складской учет ведется материально ответственным лицом торговой организации - кладовщиком, заведующим складом и так далее.
Напоминаем, что с материально ответственными лицами компании организация должна заключить договор о полной материальной ответственности, случаи которой перечислены в статье 243 Трудового кодекса Российской Федерации. Обращаем ваше внимание на то, что полная материальная ответственность сотрудника предполагает заключение письменного договора. Причем такой договор может заключаться только с совершеннолетними сотрудниками организации, непосредственно обслуживающими или использующими имущество фирмы. Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности утвержден Постановлением Минтруда Российской Федерации от 31 декабря 2002 года N 85.
Отсутствие такого договора с материально ответственным лицом приведет к тому, что в случае недостачи товаров работник склада будет нести ограниченную материальную ответственность, предполагающую возмещение ущерба, нанесенного работодателю в размере своего среднемесячного заработка.
Однако вернемся к сортовому способу учета товаров, который в отличие от бухгалтерского учета ведется в количественном выражении. На каждое наименование поступившего товара материально ответственное лицо открывает либо карточку складского учета товаров или заводит отдельную страницу в журнале учета движения товаров на складе.
Мы уже отметили, что складские операции также подлежат документальному оформлению. Причем реализация данного требования бухгалтерского законодательства осуществляется посредством применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом Российской Федерации. И только в случае отсутствия унифицированных форм первичных учетных документов организации вправе использовать самостоятельно разработанные формы первичных документов. При этом самостоятельно разработанные формы должны отвечать всем требованиям Закона N 129-ФЗ, то есть содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ, а возможность их применения закреплена учетной политикой организации.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, а также указания по их применению разработаны и утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года N 132. Указанным постановлением предусмотрена унифицированная форма журнала учета товаров на складе форма N ТОРГ-18.
Как следует из Указаний по применению унифицированных форм по учету торговых операций "Журнал учета товаров на складе" применяется для учета движения и остатков товаров и тары на складе (в кладовой). Если в компании обработка данных документов ведется автоматизированным способом, то ведение данного журнала возможно путем отдельных ведомостей на бумажных и машинных носителях информации. Предназначен журнал N ТОРГ-18 для количественного учета товаров, открывается он материально ответственным сотрудником склада на один год в одном экземпляре и хранится непосредственно на складе торговой организации. Он содержит следующие сведения о товаре - наименование товара, сорт, количество и цену. Основанием для занесения записей в журнал N ТОРГ-18 выступают приходные и расходные документы или накопительные ведомости по учету отпуска товаров и тары за день.
Покажем на примере, как заполняется унифицированная форма журнала N ТОРГ-18.

Пример
Предположим, что в организации "Альянс", основным видом деятельности которой является оптовая торговля продуктами питания, на 1 января 2009 года числился остаток сахара-песка в количестве 550 кг. 15 января 2009 года организация получила по накладной N 123 от ООО "Сахарный мир" 1000 кг сахара.
16 января со склада кладовщик отпустил по накладной N 12 детскому саду "Солнышко" 300 кг сахара.
20 января по накладной N 13 было отпущено 500 кг сахара ООО "Берег".

Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 25 декабря 1998 г. N 132

                                                              ----------¬
                                                              ¦   Код   ¦
                                                              +---------+
                                                Форма по ОКУД ¦ 0330218 ¦
                                                              +---------+
  ООО "Альянс" г. Омск, ул. Совхозная 6, 35-76-15     по ОКПО ¦ ххххххх ¦
_____________________________________________________         +---------+
               организация, адрес                             ¦         ¦
                    Склад N4                                  ¦         ¦
-----------------------------------------------------         +---------+
            структурное подразделение                         ¦         ¦
                                     Вид деятельности по ОКДП ¦         ¦
                                                              +---------+
                                                 Вид операции ¦ ххххххх ¦
                                                              L----------

                                 Журнал
                     учета движения товаров на складе
                               за 2009 г.

Лицо, ответственное за ведение журнала, Кладовщик      Глушко Е.Н.
                                        --------- -----------------------
                                        должность  Фамилия, Имя, Отчество

Наименование товара        Сахар-песок ГОСТ 21-94
                    -----------------------------------------------------
Единица измерения               килограмм
                  -------------------------------------------------------
                               наименование

---------T-----------T-----------T---------T--------T-------------T---------¬
¦  Дата  ¦   Номер   ¦  Приход   ¦  Расход ¦ Остаток¦ Примечание  ¦         ¦
¦        ¦ документа ¦           ¦         ¦        ¦             ¦         ¦
+--------+-----------+-----------+---------+--------+-------------+---------+
¦   1    ¦     2     ¦     3     ¦     4   ¦   5    ¦     6       ¦    7    ¦
+--------+-----------+-----------+---------+--------+-------------+---------+
¦        ¦           ¦           ¦         ¦  550   ¦ Остаток на  ¦         ¦
¦        ¦           ¦           ¦         ¦        ¦  01.01.09   ¦         ¦
+--------+-----------+-----------+---------+--------+-------------+---------+
¦15.01.09¦    123    ¦   1000    ¦         ¦  1550  ¦ООО "Сахарный¦         ¦
¦        ¦           ¦           ¦         ¦        ¦     мир"    ¦         ¦
+--------+-----------+-----------+---------+--------+-------------+---------+
¦16.01.09¦    12     ¦           ¦   300   ¦  1250  ¦     д/с     ¦         ¦
¦        ¦           ¦           ¦         ¦        ¦ "Солнышко"  ¦         ¦
+--------+-----------+-----------+---------+--------+-------------+---------+
¦20.01.09¦    13     ¦           ¦   500   ¦  750   ¦ ООО "Берег" ¦         ¦
+--------+-----------+-----------+---------+--------+-------------+---------+
¦  ...   ¦           ¦           ¦         ¦        ¦             ¦         ¦
+--------+-----------+-----------+---------+--------+-------------+---------+
¦  ...   ¦           ¦           ¦         ¦        ¦             ¦         ¦
+--------+-----------+-----------+---------+--------+-------------+---------+
¦        ¦           ¦           ¦ и т.д.  ¦        ¦             ¦         ¦
L--------+-----------+-----------+---------+--------+-------------+----------

Как видим, учет товаров на складе ведется материально ответственным лицом в натуральном выражении. В установленные сроки материально ответственное лицо сдает в бухгалтерскую службу все приходные и расходные документы по движению товаров. После проверки качества оформления "первички", а также законности совершенных операций, подтвержденных первичными документами, производится таксировка, то есть определяется денежная оценка совершенных операций путем умножения количества поступившего (отпущенного) товара на его цену. Как уже было отмечено, в бухгалтерии аналитический учет товаров ведется как в количественном, так и в суммовом выражении, причем чаще для этих целей используются оборотные ведомости, хотя может применяться и сальдовый метод.
Использование оборотных ведомостей для ведения аналитического учета может осуществляться двумя вариантами.
В первом случае в бухгалтерской службе на каждое наименование товара заводится своя карточка количественно-суммового учета, в которой отражается движение товара на основании первичных документов, сдаваемых складом. Иначе говоря, этот вариант фактически дублирует складской учет. Разница заключается лишь в том, что в бухгалтерии кроме количественного учета ведется еще и суммовой учет. По окончании каждого месяца в каждой карточке определяются обороты товара за месяц и его остатки на конец месяца. Данные карточек служат основанием для составления ежемесячных оборотных ведомостей, которые составляются отдельно по каждому складу торговой организации, которые в дальнейшем объединяются в сводные оборотные ведомости, сверяемые с данными синтетического учета товаров.
При использовании второго варианта в бухгалтерии карточки не ведутся, а итоговые данные, заносимые в оборотные ведомости, берутся сразу из первичных документов, группируемых по каждой номенклатуре товаров.
Оборотные ведомости и сводные оборотные ведомости ведутся так же, как в первом случае. Остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными в складских карточках.
Сальдовый метод не предполагает составление оборотных ведомостей по номенклатуре товаров. Учет движения товаров осуществляется бухгалтерской службой по товарным группам, причем лишь в денежном выражении, исходя из ученых цен.
В данном случае "первичка", сдаваемая материально ответственными лицами в бухгалтерию, проверяется по качеству и сверяется с записями в карточках складского учета либо со страницами журнала N ТОРГ-18. После сверки записей остатки товара переносятся в сальдовую ведомость, которая составляется по той же форме, что и оборотная ведомость, разница состоит лишь в том, что в сальдовой ведомости отсутствуют данные о приходе и расходе товара.

Copyright 2010 Бухгалтерия в вопросах и ответах. All rights reserved. При использовании материалов сайта активная гипер ссылка  обязательна!
Директ:

Бухгалтерский учет:

Счета бухгалтерского учета:

Бухгалтерский учет отдельных операций:

Прочие вопросы:

Вопросы о налогах и сборах

Налог на добавленную стоимость (НДС):

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ), подоходный налог:

Другое:

Прочие вопросы налогообложения:

Эта информация вам будет интересна:
 


Rambler's Top100

Интересную информацию можно подчерпнуть здесь:
Бухгалтерия в вопросах и ответах!
Торговля. Энциклопедия.