8.15. Акты о приемке товаров

Торговля представляет собой вид предпринимательской деятельности, связанный с куплей-продажей товаров и оказанием услуг покупателям. Процесс торговли начинается с приемки товара и от того, насколько правильно была задокументирована операция по приему товара, зависит подчас не только сам процесс оказания торговых услуг, но и налоговые обязательства торговой фирмы. О том, каким образом следует оформлять приемку товара, чтобы в дальнейшем у торговой организации при проверках не возникло проблем с проверяющими органами, мы и поговорим в настоящем разделе.
При приемке товара торговые фирмы руководствуются Методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года N 1-794/32-5 (далее - Методические рекомендации).
Как следует из пункта 2.1.5 Методических рекомендаций порядок приемки товаров, а также ее документальное оформление зависит от места приемки товаров, ее характера (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам и так далее.
Как известно, товар поступает в торговую организацию по товаросопроводительным документам, предусмотренным условиями поставки товара, а также правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом - фактурой).
В качестве накладной обычно используется накладная N ТОРГ-12, форма которой утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций" (далее - Постановление Госкомстата РФ N 132).
Если товар доставляется автомобильным транспортом, то используется товарно-транспортная накладная N 1-Т, унифицированная форма которой утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".
При доставке товара по железной дороге в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная, форма которой утверждена Приказом МПС Российской Федерации от 18 июня 2003 года N 39 "Об утверждении Правил заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом", к которой могут прикладываться спецификации и упаковочные листы, о чем в самой накладной делается специальная отметка. Если товар поступает в железнодорожном контейнере, то используется "Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере".
При доставке товаров морским транспортом оформляется коносамент.
Пунктом 2.1.3. Методических рекомендаций установлено, что оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно-транспортной накладной, счете-фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров.
Заметим, что принимать товары торговая организация может не только на своем складе, но и на складе поставщика, а также от перевозчика на станции назначения. Если приемка осуществляется не в самой торговой организации, то материально ответственное лицо, принимающее товары, должно действовать на основании доверенности. Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если проверка фактического наличия товара не производится, то материально ответственное лицо должно сделать соответствующую отметку на товаросопроводительном документе к товару.
Если количество и качество товара соответствует данным, указанным в товаросопроводительных документах, то на них накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, содержащимся в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.
Обращаем ваше внимание на то, что приемка товаров по количеству предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных
и (или) расчетных документах. Кроме того, количественная проверка товара, поступающего в торговую организацию, может производиться в соответствии с "Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству", утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965 года N П-6. Правда, воспользоваться этим документом при приемке торговая организация вправе только в том случае, если это предусмотрено договором.
Приемка товаров по качеству и комплектности производится в соответствии с требованиями, установленными в договоре. Отметим, что порядок проверки качества товаров может быть предусмотрен обязательными требованиями государственных стандартов, в этих случаях проверка качества должна соответствовать таким требованиям. При наличии в договоре поставки соответствующего условия, проверка качества может производиться в соответствии с "Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству", утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 25 апреля 1966 года N П-7.
Если товар поступает в торговую организацию от иностранного поставщика, то порядок приемки, как правило, оговаривается во внешнеторговом контракте. В том случае если порядок приемки контрактом не определен, может применяться Инструкция Госарбитража СССР от 15 октября 1990 года "О порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов".
В силу статьи 4 Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ (далее - Закон N 129-ФЗ) торговые организации, как и любые другие, обязаны вести бухгалтерский учет, основой ведения которого является документальное подтверждение любой хозяйственной операции, совершаемой организацией. Пунктом 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ установлено, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если же унифицированной формы документа, необходимого фирме не существует, то в качестве первичного учетного документа может использоваться самостоятельно разработанный документ, содержащий обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ.
Отметим, что унифицированные формы по учету торговых операций утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации N 132, в соответствии с которым для документального оформления приемки товаров предусмотрено несколько Актов, а именно:
для оформления приемки товаров по качеству и количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора, применяется Акт о приемке товаров (форма N ТОРГ-1);
для оформления приемки и оприходования фактически полученных товаров, поступивших в организацию без счета поставщика, применяется Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма N ТОРГ-4);
для оформления приемки товаров, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными, указанными в товаросопроводительных документах, применяются:
по товарам отечественного производства - Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма N ТОРГ-2);
по импортным товарам - Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма N ТОРГ-3).
Нужно сказать, что применение трех последних форм актов обычно не вызывает спорных вопросов у торговых организаций, они оформляются при возникновении тех или иных нестандартных ситуаций, для которых они предназначены.
А вот целесообразность применения формы Акта N ТОРГ-1 довольно часто ставится торгующими организациями под сомнение, в связи с тем, что информация о товаре, содержащаяся в нем, практически дублирует информацию, содержащуюся в накладной N ТОРГ-12.
Учитывая это и основываясь на Указаниях по заполнению унифицированной формы N ТОРГ-12, торговые организации, как правило, принимают товар к учету на основании накладной N ТОРГ-12, а требование о составлении Акта N ТОРГ-1 - игнорируют.
В Указаниях по заполнению унифицированной формы N ТОРГ-12 сказано, что эта товарная накладная применяется торговыми фирмами для оформления продажи (отпуска) товаров сторонним организациям. Причем составляется N ТОРГ-12 в двух экземплярах: первый остается в торговой компании, и является у нее основанием для списания товаров с учета, а второй экземпляр передается покупателю товаров и служит у него основанием для принятия товаров к учету. Исходя из этого, можно сделать вывод, что товарная накладная N ТОРГ-12 может выступать в торговой фирме как в виде расходного, так и приходного товарного документа. Кстати, на это указано и в пункте 2.1.2. Методических рекомендаций. Так как информация о товаре, содержащаяся в накладной формы N ТОРГ-12, практически совпадает с информацией, указываемой в акте N ТОРГ-1, то многие фирмы предпочитают оформлять принятие товара к учету именно на основании накладной, так как это позволяет значительно сократить объем бумажной работы бухгалтерской службы.
В указаниях же по заполнению формы Акта N ТОРГ-1 сказано, что он применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Причем указано, что Акт N ТОРГ-1 составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это, руководителем торговой фирмы. Как видим предназначение накладной N ТОРГ-12 и Акта N ТОРГ-1 - разное, поэтому формально такие действия торговой организации могут привести к довольно печальным последствиям.
Так, например, отсутствие Акта N ТОРГ-1 может привести к спору с налоговыми органами по поводу применения вычетов по суммам входного налога на добавленную стоимость по товарам, приобретенным для перепродажи.
Напомним, что в соответствии с нормами главы 21 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) налогоплательщик НДС вправе получить вычет по приобретенным для перепродажи товарам, при выполнении всех условий, определенных статьями 171 и 172 НК РФ. Таковыми условиями сегодня являются:
приобретенные товары должны использоваться в налогооблагаемой деятельности;
товары должны быть приняты к учету;
у налогоплательщика на руках должен быть счет-фактура, оформленный надлежащим образом.
Как видим, одним из условий для получения вычета является принятие товара на учет, поэтому отсутствие надлежаще оформленного при приемке товара Акта N ТОРГ-1, позволяет налоговым органам зачастую поставить под сомнение факт принятия товаров на учет, и как следствие отказать в вычете НДС. В качестве доказательства можно привести Постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 июня 2006 года по делу N А56-30635/2005, в котором рассматривалась именно такая ситуация. И хотя в данном споре суд указал, что претензии налогового органа нельзя признать обоснованными, все-таки, по мнению автора, не следует доводить дело до суда. Ведь хождение по судебным инстанциям отнимает гораздо больше времени, чем составление формы Акта N ТОРГ-1! Поэтому, чтобы исключить возможность спорной ситуации, по мнению автора, Акт N ТОРГ-1 все-таки необходим.
Обращаем ваше внимание на то, что в Указаниях по применению и заполнению Акта N ТОРГ-1 сказано, что при заполнении строки "Сертификат" (документа, удостоверяющего качество товара в соответствии с принятыми стандартами) обязательно указывается его номер, наименование органа регистрации, выдавшего этот документ, а также срок его действия.
В строке "Способ доставки" необходимо указать вид транспортного средства, доставившего товар (в вагоне, составе, автофургоне, рефрижераторе, на судне и так далее).
Не забудьте, что приемка товара производится по фактическому наличию. Акт составляется приемной комиссией в момент получения товара, поступившего от поставщика. Причем составлять его необходимо отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, в случае поступления товара по одному транспортному документу.
При обнаружении отклонений по количеству, качеству, массе организация-покупатель товара обязана приостановить приемку, обеспечить сохранность товара, принять меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром и вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двустороннего акта. Если по каким-то уважительным причинам работа по приемке товара прерывалась, то причины, условия хранения и перерывы должны быть зафиксированы в акте. Как правило, Акт N ТОРГ-1 составляется в двух экземплярах, но при необходимости количество экземпляров может быть увеличено, все зависит от фактической ситуации.
По завершении приемки товара Акт N ТОРГ-1 подписывается всеми членами приемной комиссии. Один экземпляр акта передается на хранение в бухгалтерию, другой передается в бухгалтерию поставщика.
Тем же, кто все-таки не согласен с такой точкой зрения и считает, что составление данного Акта не является необходимостью для торговой организации, советуем при составлении учетной политики в разделе, касающемся ведения документооборота, отметить, что приемка товаров осуществляется на основании товарных накладных N ТОРГ-12 в целях сокращения трудоемкости бухгалтерской службы. При этом можно сослаться на принцип рациональности ведения бухгалтерского учета, закрепленный в пункте 7 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/98", утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 9 декабря 1998 года N 60н.

Copyright 2010 Бухгалтерия в вопросах и ответах. All rights reserved. При использовании материалов сайта активная гипер ссылка  обязательна!
Директ:

Бухгалтерский учет:

Счета бухгалтерского учета:

Бухгалтерский учет отдельных операций:

Прочие вопросы:

Вопросы о налогах и сборах

Налог на добавленную стоимость (НДС):

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ), подоходный налог:

Другое:

Прочие вопросы налогообложения:

Эта информация вам будет интересна:
 


Rambler's Top100

Интересную информацию можно подчерпнуть здесь:
Бухгалтерия в вопросах и ответах!
Торговля. Энциклопедия.