Глава 7. Правовое значение подписи и печати организации при заключении договора

Для придания юридической силы любому документу, в частности договору, необходима подпись лица, которое составило данный документ. Из каких элементов состоит реквизит "подпись", каким цветом они выполняются, сколько подписей должно быть на договоре, заключенном от имени юридического лица, допустима ли только собственноручная подпись или можно подписать документ иным способом (факсимиле)? Ответы на эти и другие вопросы будут рассмотрены в настоящей главе. Особое внимание также уделяется правовому значению оттиска печати на договорах и иных документах.

Каково правовое значение термина "подпись"?
Подпись - это реквизит документа (в том числе договора), представляющий собой собственноручную роспись уполномоченного должностного лица. Этим реквизитом завершается составление договора; подпись подтверждает, что содержание договора соответствует действительной воле стороны. Значение подписи в гражданском и хозяйственном обороте трудно переоценить. Однако свою важную роль подпись выполняет только при условии, что она подлинная, т.е. выполнена лицом, чьим удостоверительным знаком она является. Наше законодательство не содержит легального определения термина "подпись", однако она требуется на любых документах (не только на договорах, но и на актах, доверенностях, оферте о заключении договора и ее акцепте).
В точном правовом смысле акт подписания документа - это собственноручное написание уполномоченным лицом своего полного имени (фамилии, имени и отчества)*(231). Однако на практике подписи выглядят как монограммная аббревиатура с частью фамилии и росчерком с наложениями букв, черточек и завитков*(232). Это в полной мере соответствует нашему законодательству, которое не предъявляет конкретных требований к составу подписи*(233). Отметим, что в соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" в состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи*(234).
В свою очередь, датой подписания документа является наиболее поздняя дата его подписания. Ведь в большинстве случаев договор подписывается контрагентами не одномоментно, а по очереди.

Должен ли главный бухгалтер подписывать договор и (или) иные документы, оформляющие возникновение гражданско-правовых обязательств у организации?
По общему правилу, сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами. Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать сделка (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований (п. 1 ст. 160 ГК РФ). В связи с этим есть мнение, что Закон о бухгалтерском учете является именно тем законом, который устанавливает дополнительные требования к форме сделки. Действительно, в соответствии с п. 3 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
Можно ли предположить, что подпись главного бухгалтера является дополнительным требованием к форме сделки? Представляется, что это не так. С одной стороны, подписывая договоры, главный бухгалтер может эффективно контролировать сделки с имуществом и расходование денежных средств организации. С другой стороны, подпись главного бухгалтера на договоре не только усложняет гражданский оборот, но и противоречит ст. 53 ГК РФ, устанавливающей, что юридическое лицо приобретает права и обязанности через свои органы. Главный бухгалтер - это не орган юридического лица, а всего лишь его работник, находящийся в непосредственном подчинении руководителя.
В современной судебно-арбитражной практике отвергается применение Закона о бухгалтерском учете еще и потому, что договор не тождествен понятию денежного или расчетного документа, а также финансового или кредитного обязательства*(235). Поэтому бухгалтер может контролировать договорную работу путем обязательного подписания документов по приемке товарно-материальных ценностей и денежных средств*(236). Конечно, по желанию сторон (но не на основании закона) подпись главного бухгалтера может стать дополнительным реквизитом договора. Это оформляется путем включения в договор соответствующего условия.
Что касается других документов, являющихся основанием возникновения каких-либо гражданско-правовых обязательств, то согласно абз. 2 п. 5 ст. 185 ГК РФ доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности (имеются в виду унитарные предприятия, государственные и муниципальные учреждения), на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана не только руководителем, но и главным (старшим) бухгалтером этой организации. Помимо этого подпись главного бухгалтера необходима на акте сверки взаиморасчетов. Но она имеет значение, на мой взгляд, лишь наряду с подписью руководителя организации.
Многие документы, воплощающие в себе денежные обязательства, не должны подписываться главным бухгалтером. В частности, подпись главного бухгалтера не требуется на векселях и банковских гарантиях*(237).
Приведите примеры дополнительных требований к письменной форме сделки, которые используются в договорной практике.
Во-первых, дополнительным требованием к соблюдению письменной формы сделки (договора) относятся оттиски печатей контрагентов. Они приобретают статус реквизита документа только в случае, если в тексте самого договора имеется указание на необходимость его скрепления печатями сторон (п. 1 ст. 160 ГК РФ)*(238).
Во-вторых, дополнительным требованием к соблюдению письменной формы договора можно считать проставление подписей уполномоченных лиц на каждой его странице и (или) напротив каждого пункта договора. Поэтому подписывать каждый пункт или страницу договора требуется только в том случае, если стороны предусмотрели такое условие в самом договоре*(239). Надо сказать, что сейчас распространено два варианта оформления этого дополнительного требования к письменной форме договора. Так, подписывать каждую страницу договора могут те же лица, которые подписали и сам договор. Либо постраничные подписи могут проставляться иными должностными лицами организаций-контрагентов. Зачастую постраничные подписи ставятся теми лицами, которые в дальнейшем будут курировать надлежащее исполнение договора (например, заместителями руководителя, или директорами определенных направлений деятельности компании, или руководителями структурных подразделений). На практике постраничное подписание договора иными должностными лицами, т.е. не руководителем организации, называют парафированием договора.
В целом, учитывая весьма распространенные случаи мошеннических действий, подлогов документов среди отечественных бизнесменов, целесообразно не только подписывать каждую страницу договора, но и прошивать договоры, повторно скрепляя их печатями для того, чтобы не допустить замены страниц.
В-третьих, во многих организациях (и частных, и государственных) при заключении договоров используется процедура визирования. Визирование означает согласование документа. Виза является реквизитом документа, выражающим согласие или несогласие должностного лица с содержанием этого документа. Виза включает в себя подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, при необходимости - должность визирующего. Как правило, визы проставляются на последнем листе документа или же на отдельном листе (лист согласования, лист визирования, контрольный лист и т.п.). Допускается визирование договора на каждом листе. Поскольку организация визирует свой подлинный экземпляр договора, визы могут проставляться в нижней части оборотной стороны последнего листа*(240).
Визирование имеет правовое значение для оценки юридической силы договора только в тех случаях, когда стороны сочли это необходимым и обусловили в тексте самого договора*(241). Визирование - внутренняя процедура документооборота компании, она регламентируется исключительно локальными актами, наличие виз на договоре показывает руководителю организации, что текст договора согласован ключевыми структурными подразделениями. Предположим, юридический отдел завизировал договор, который впоследствии был признан недействительным. Какие санкции будут применены к руководителю юридического отдела? Конечно, только дисциплинарные: замечание, выговор, увольнение (ст. 192 ТК РФ). В данном случае лицо, завизировавшее договор, несет ответственность только как работник перед работодателем.

Имеет ли юридическую силу договор, не скрепленный печатями организаций-контрагентов?
Скрепление договора печатью не является обязательным условием для соблюдения простой письменной формы сделки. Отсутствие или подделка печати на письменном договоре не влияют на его действительность*(242).
Традиционное наличие оттисков печатей на договорах действующим законодательством не предусматривается. Например, многие федеральные законы, устанавливающие правовой статус отдельных видов юридических лиц, предусматривают, что юридические лица различных организационно-правовых форм должны иметь круглые печати, содержащие полное фирменное наименование юридического лица и указание на его место нахождения*(243). Однако в этих законах не указывается, какие документы организаций должны скрепляться их печатями.
Зачастую необходимость наличия печатей на договорах трактуется как обычай делового оборота в предпринимательской деятельности (ст. 5 ГК РФ). Так, при рассмотрении одного из дел Верховный Суд РФ отметил, что в практике делового оборота наличие у любого юридического лица и индивидуального предпринимателя печати признается обязательным и само собой разумеющимся*(244). Тем не менее, представляется, что это не совсем так. Обычай делового оборота как правовая норма может применяться только в двух случаях: а) если к нему есть отсылка в законодательстве; б) при наличии "пробела" в законодательстве. Норма ст. 160 ГК РФ о письменной форме сделки сформулирована предельно четко, поэтому нет оснований рассматривать проставление печатей на договоре в качестве обычая делового оборота. Скрепление печатью следует считать дополнительным требованием к форме договора, несоблюдение которого влечет, по общему правилу, последствия несоблюдения письменной формы, т.е. невозможность в случае спора ссылаться на свидетельские показания (п. 1 ст. 162 ГК РФ). Иные последствия могут быть установлены соглашением сторон, допустим, недействительность договора, не скрепленного печатью одного или обоих контрагентов.
Поэтому, по общему правилу, договор, не скрепленный печатями, имеет юридическую силу, если иное не предусмотрено условиями данного договора.
В то же время любой документ должен содержать данные, имеющие удостоверительное значение. В частности, к ним можно отнести печать, т.к. ее проставление на документе фиксирует, что он составлен в конкретной организации. Характерно, что на внутренних документах организации (например, приказах) печать, как правило, не проставляется.
В современной судебно-арбитражной практике существует позиция, согласно которой требование о скреплении договора печатями направлено на то, чтобы обезопасить стороны от возможных ошибок при выборе контрагента путем предоставления дополнительных доказательств идентичности лица, совершающего сделку, а также для удостоверения полномочий этого лица*(245). Представляется, что это несколько преувеличенное значение печати, т.к. немаловажным является вопрос о том, как, где и у кого из сотрудников организации хранится печать юридического лица, по каким правилам осуществляется доступ к ней. Вполне возможна ситуация, когда неуполномоченное лицо может поставить печать организации на своем автографе на документе. Вряд ли за таким документом, на мой взгляд, должна признаваться полноценная юридическая сила.
Более приемлемой трактовкой правового значение печати следует признать формулировку, содержащуюся в п. 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", а именно: печать на документе ставится для заверения подлинности подписи должностного лица.
Интересно отметить, что печать на договоре все же весьма необходима, например, для изготовления т.н. надлежащей копии этого договора. Надлежащей является копия документа, засвидетельствованная нотариусом. Для ее изготовления необходимо, чтобы договор не только был скреплен печатями контрагентов, но он должен быть еще и прошит, пронумерован и вновь скреплен печатями с обратной стороны последнего листа договора*(246).
В заключение отметим, что оттиск печати является обязательным реквизитом расчетных документов (п. 2.14 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации от 03.10.2002 N 2-П) и доверенностей, выданных от имени юридических лиц (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

Сколько печатей может иметь организация? Каково правовое значение печатей "для документов", печатей под порядковыми номерами, гербовых печатей? Как правильно применять их в договорной работе?
В связи с тем, что законодательство не содержит каких-либо конкретных требований к количеству и видам печатей организаций, легальность печатей "для документов" или печатей под порядковыми номерами может быть поставлена под сомнение. В случае спора легальной чаще всего признается печать, образец которой указан в банковской карточке данной организации. Гербовые печати традиционно используют федеральные государственные учреждения для скрепления подписи руководителя. Другие виды печатей проставляются на подписи иных лиц (например, руководителей структурных подразделений на деловой корреспонденции). Они не имеют значения ни для подтверждения их полномочий, ни для одобрения действий со стороны самой организации. Одним словом, такие печати можно считать реквизитом документа, на котором они проставлены, но не более того. Характерно, что во многих государственных учреждениях обоснованно не принимаются к рассмотрению документы, заверенные такими типами печатей, как "для документов" или "печать N 7" и т.п.

Существуют ли нормы и правила, устанавливающие цвет подписи уполномоченного лица и печати организации на договоре?
Так повелось, что чаще всего оттиски печатей на документах имеют синий или фиолетовый цвет. Однако анализ нормативных правовых актов Российской Федерации, касающихся документооборота, позволяет сделать вывод о том, что специальных требований к цвету оттиска печатей, в том числе прямого запрета на использование каких-либо красителей, кроме черного или синего цветов, на сегодняшний день не установлено. В частности, ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.98 N 28, не указывает на допустимость или, напротив, запрет применения каких-либо цветов оттиска печати. Поэтому можно с уверенностью утверждать, что оттиск печати может быть и красным, и зеленым, и проч. Характерно, что за рубежом довольно часто используются черные чернила для проставления оттиска печати на договоре или другом документе.
Что касается подписи уполномоченного лица, то единственное определенное требование к ее цвету содержится в п. 2.8 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации от 03.10.2002 N 2-П. Так, подписи на расчетных документах проставляются ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
Поэтому применительно к оформлению договоров специальных требований по поводу цвета подписи уполномоченного лица не существует.

Было проведено совещание с представителями сторонней организации, по результатам которого составлен протокол совещания. Протокол подписан присутствующими, нужно ли скреплять его печатями организаций?
Специальных требований к оформлению протоколов нашим законодательством не установлено. Однако, учитывая, что протокол в зависимости от его содержания может повлечь правовые последствия для всех участников совещания, можно считать, что он воплощает в себе двух- или многосторонние обязательства. Печать как реквизит документа свидетельствует о том, что этот документ составлен в определенной организации либо что этот документ оформлен должностным лицом конкретной организации. Во избежание возможных недоразумений в дальнейшем целесообразно, чтобы подписи на протоколе были заверены печатями соответствующих организаций.
Для придания протоколу юридической силы необязательно, чтобы он был подписан всеми лицами, присутствовавшими на совещании. На протоколе достаточно подписи председателя совещания и его секретаря, т.е. лица, ведущего соответствующий протокол.

В каких случаях допустимо подписывать договор с помощью аналогов собственноручной подписи? Когда можно использовать факсимиле?
Все подписи можно разделить на два вида: автографы (собственноручные подписи) и их аналоги. В современной бизнес-практике в основном используются два аналога собственноручной подписи: факсимиле и электронная цифровая подпись (ЭЦП).
Факсимиле (лат. fac simile - сделай подобное) представляет собой клише-печать, воспроизводящую собственноручную подпись, или ее сканированное изображение (файл), которое включается в текст документа. Возможность использования при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи, электронной цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи (кода, шифра) предусмотрена в п. 2 ст. 160 ГК РФ. Вместе с тем использование любых аналогов собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Что касается ЭЦП, то проставление ее на документе возможно только тогда, когда сам документ существует в электронной форме, а не на бумажном носителе. Для того чтобы электронный документ мог иметь доказательственную силу, в нем должен быть предусмотрен порядок разрешения возможных разногласий*(247). Поскольку договоры пока существуют не в электронной, а в бумажной форме, использовать на них ЭЦП не представляется возможным.
Возможность использования аналогов собственноручной подписи предусмотрена Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации от 03.10.2002 N 2-П, но опять же со ссылкой на нормативные акты. Сейчас ЭЦП получила распространение именно в банковской практике в связи с внедрением различных систем дистанционного обслуживания клиентов - "Банк-Клиент", "Домашний банк", "Электронный клиент" и проч.
В нашей стране не существует закона или иного правового акта, которые устанавливали бы порядок использования аналогов подписи при заключении гражданско-правовых сделок. Любой документ являет собой единство формы и содержания, он должен содержать данные, имеющие удостоверительное значение, в первую очередь подпись уполномоченного лица. Если стороны желают проставлять на договорах факсимиле, они должны прийти к соглашению об этом. Ведь факсимиле, хотя и является аналогом собственноручной подписи, абсолютно тождественным ей быть не может. Хотя факсимиле высокого качества позволяет отобразить подпись, практически неотличимую невооруженным глазом от собственноручной.
Документ считается подлинным, если на нем имеется подпись, выполненная собственноручно лицом, которое его составило либо приняло на себя обязательство. Именно личная подпись фиксирует волю лица, подписавшего документ, чего нельзя сказать о факсимиле. Поэтому контрагентам необходимо заключать отдельное соглашение о возможности использования факсимиле, иначе договор с его использованием будет признан недействительным*(248).
Следует отметить неприемлемую практику составления многих предпринимательских договоров, в которые включается условие о признании сторонами равной юридической силы за собственноручными подписями уполномоченных представителей сторон и их аналогами, но при этом на самом договоре ставятся факсимиле. В таком случае отсутствует соглашение сторон об использовании аналогов собственноручной подписи. Ведь для придания подобному соглашению юридической силы необходимо подписать его только собственноручно. Если контрагенты не оформляли отдельного соглашения об использовании аналогов собственноручной подписи, а включили соответствующее условие в текст договора, подписав его собственноручно, то факсимиле допустимо использовать на приложениях, дополнительных соглашениях к этому договору, а также в процессе деловой переписки по исполнению договорных условий.

Возможно ли проставление факсимильной подписи в актах о приемке выполненных работ? Какими внутренними документами организации (локальными актами) можно закрепить правила использования факсимильной подписи?
Современными специалистами высказывается предложение о закреплении правил использования факсимиле внутри организации в локальном нормативном акте, включая перечень должностных лиц, ответственных за хранение факсимиле*(249). Это предложение представляется вполне оправданным исключительно для целей внутреннего документооборота конкретной организации. Во "внешних" правоотношениях, в частности при заключении договоров, необходимо руководствоваться соглашением контрагентов, а не локальным правовым актом одного из них. Ведь нормы локального правового акта обязательны к исполнению лишь в той организации, в которой он был утвержден.
Для того чтобы легализовать использование факсимиле при оформлении акта о приемке выполненных работ, можно использовать два пути. Во-первых, отдельным соглашением контрагентов установить равную юридическую силу собственноручной подписи уполномоченного лица и ее аналога (факсимиле). В этом случае и договор, и все документы, составляемые в процессе исполнения его условий, в том числе акты о приемке выполненных работ, могут подписываться с помощью факсимиле. Во-вторых, непосредственно в договор можно включить условие о правомерности использования факсимиле в документах, оформляющих исполнение договорных условий (актах, приложениях, дополнениях и проч.).

Какие документы запрещено подписывать с использованием факсимиле?
Учитывая отсутствие специального нормативного акта, устанавливающего порядок использования аналогов собственноручной подписи в предпринимательской практике, нельзя говорить о каких-либо прямых запретах на использование факсимиле при оформлении документов. Однако интересно в этой связи обратиться к судебно-арбитражной практике последних лет, выявив случаи "негативного" отношения судов к использованию факсимиле. Так, оформление векселей возможно только собственноручной подписью векселедателя*(250). Очевидно, что собственноручной должна быть не только подпись прямого вексельного должника (векселедателя), но и подписи индоссантов в случае, если вексель передается другим лицам.
Законодательство о налогах и сборах не предусматривает возможности использования аналогов собственноручной подписи, поэтому счета-фактуры, подписанные с помощью факсимиле, являются недействительными, т.к. они рассматриваются как документы, не содержащие подписи*(251). Допустим, если поставщик оформил счета-фактуры с нарушением требований ст. 169 НК РФ, то покупатель не сможет получить налоговый вычет по НДС из бюджета. Более того, факсимильное воспроизведение подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур признается достаточным основанием для признания налогоплательщика недобросовестным и отказа ему в возмещении сумм налога на добавленную стоимость*(252). Правила гражданского законодательства о легализации использования факсимиле путем составления специального соглашения контрагентов об этом в данном случае неприменимы. Гражданское и налоговое законодательство регулирует различные правоотношения, которые основаны на присущих каждому из них правовых принципах. Иными словами, всегда необходимо четко соблюдать специфику отраслевых правоотношений. А по общему правилу, к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой (в том числе к налоговым отношениям), гражданское законодательство не применяется (п. 3 ст. 2 ГК РФ).
В свое время МНС России дало интересные разъяснения по поводу того, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах и документах, имеющих финансовые последствия, в том числе на счетах-фактурах, т.к. они представляют собой экономическое обоснование финансовых обязательств*(253). Кроме того, должностным лицам территориальных налоговых органов МНС России запретило использовать факсимиле в своей основной деятельности. Этот запрет был обусловлен появлением ряда судебных прецедентов, когда налогоплательщикам удавалось признать недействительным решение о привлечении их к налоговой ответственности, если оно было подписано начальником налоговой инспекции не собственноручно, а с помощью факсимиле*(254).
Процессуальное законодательство также не упоминает о возможности использования факсимиле или иных аналогов собственноручной подписи при оформлении документов. Поэтому исковое заявление, подписанное с помощью факсимиле, оставляется без движения (ч. 1 ст. 128 АПК РФ). Однако возможны и исключения, допустим, если такой способ подписания документа, как использование факсимиле, является единственно возможным, например когда руководитель организации инвалид, то в силу своего физического увечья иначе он подписать документ не в состоянии*(255).

Copyright 2010 Бухгалтерия в вопросах и ответах. All rights reserved. При использовании материалов сайта активная гипер ссылка  обязательна!
Директ:

Бухгалтерский учет:

Счета бухгалтерского учета:

Бухгалтерский учет отдельных операций:

Прочие вопросы:

Вопросы о налогах и сборах

Налог на добавленную стоимость (НДС):

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ), подоходный налог:

Другое:

Прочие вопросы налогообложения:

Эта информация вам будет интересна:
 


Rambler's Top100

Интересную информацию можно подчерпнуть здесь:
Бухгалтерия в вопросах и ответах!
Договорная работа на предприятии. Практические рекомендации в вопросах и ответах
сноски [ ... ] *